Zusammenarbeit, gerade in international ausgerichteten Unternehmen auch über Standort- Landes- und Zeitgrenzen hinweg, wird im Arbeitsumfeld des 21. Jahrhunderts immer mehr zur Normalität. So erkannte Robert Cross, Management-Professor an der Universität Virginia, dass Führungskräfte und andere Wissensarbeiter heute bis zu 95 Prozent ihrer Arbeitszeit mit verschiedenen Formen der Zusammenarbeit verbringen – sei es im Meeting, per Telefon oder per E-Mail. Den Teams, die im rasanten wirtschaftlichen Umfeld Lösungen erarbeiten und die Innovation vorantreiben, gehören zudem immer öfter Personen von ausserhalb der eigenen Organisation an – Partner, Lieferanten, Kunden.
E-Mail fördert Zusammenarbeit nicht
Die immer intensivere Zusammenarbeit wird jedoch durch die klassischen, nach wie vor stark verbreiteten Werkzeuge wie Telefon und E-Mail eher erschwert als erleichtert. Eine Studie von Harvard Business Review Analytic Services zeigt etwa, dass E-Mail zwar in 93 Prozent der befragten Unternehmen genutzt wird und damit unter allen Collaboration-Tools die Spitzenposition punkto Nutzung innehat. Gleichzeitig stellt E-Mail aber mit nur 45 Prozent Nennung das Schlusslicht dar, wenn es um die empfundene Effektivität geht.
Die Meisten kennen wohl den überbordendenden elektronischen Briefkasten und möchten lieber direkter mit Kollegen und Geschäftspartnern kommunizieren als über E-Mails, die vielleicht erst nach Tagen beantwortet werden. Ein Gespräch «Face-to-Face» oder ein informeller Chat über ein Instant-Messaging-System bringt oft in kürzerer Zeit mehr als ein langwieriges Hin und Her von E-Mails. Noch mehr gilt dies, wenn mehrere Teilnehmer involviert sind.
Das Werkzeug muss passen
Die Befragten wünschen sich Werkzeuge, die besser an ihren Arbeitsweisen ausgerichtet sind und sich möglichst ohne grossen Aufwand in die Geschäftsprozesse integrieren lassen. Ganz besonders wichtig ist demnach die Nutzerfreundlichkeit – und damit stand es in der Vergangenheit nicht zum Besten. Software- und Hardwarelösungen wie Videoconferencing oder integrierte Sprach- und Datenkommunikationsplattformen waren kompliziert einzurichten, schwierig zu bedienen und haben in der Theorie meist besser funktioniert als in der Praxis. Die Folge: Oft wurden die teuer angeschafften herkömmlichen Collaboration-Lösungen gar nicht genutzt.
Eine moderne Collaboration-Lösung dagegen fördert die Teamkultur der Zusammenarbeit und steigert sowohl die Effizienz der Arbeit als auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Und sie ermöglicht es Teammitgliedern, genauso einfach von unterschiedlichen Standorten aus zusammenzuarbeiten, wie wenn sie im selben Raum wären. Sie kann Teilnehmer aus dem ganzen Unternehmen und auch von externen Organisationen nahtlos einbinden.
Sie bietet die volle Freiheit bei der Wahl der Kommunikationsmittel: Videokonferenzen, 1:1- und Konferenzgespräche, direkter Text-Chat und projekt- oder themenspezifische Arbeitsräume mit Chatfunktion und Dokumentenaustausch lassen sich unkompliziert und unmittelbar einrichten und nutzen – auch von Mitarbeitenden, die technisch wenig versiert sind.
Der Text-Chat in den Arbeitsräumen ist persistent: Alle Meldungen bleiben erhalten. Das erleichtert die Zusammenarbeit von Personen mit unterschiedlichen Arbeitszeiten, die etwa in verschiedenen Zeitzonen stationiert sind. Auch Videokonferenzen und Videochats können zum planetenweit verbindenden Element werden: Damit kommt das «Face-to-Face-Feeling» auch dann zum Tragen, wenn die Teilnehmer weit voneinander entfernt sind oder erst im Verlauf zum Projektteam stossen.
Zusammenarbeit auf ideale Weise
Die ideale Collaboration-Lösung funktioniert auf dem Desktop-Computer, auf Tablets und Smartphones, über den Webbrowser und im Besprechungsraum gleichermassen und erlaubt es zum Beispiel, Gespräche auf dem Smartphone zu beginnen. Beim Eintreffen in der Firma kann das Gespräch nahtlos in einem Sitzungszimmer über den Grossbildschirm und die installierten Kameras und Mikrofone mit automatischer Personenverfolgung weitergeführt, und zusätzliche Teilnehmer können hinzugezogen werden. Und zwar mit wenigen Taps oder Mausklicks ganz ohne komplizierte Bedienungsprozesse.
Wunschdenken? Nein, solche Lösungen existieren und werden von verschiedenen Herstellern angeboten. Die Erfahrung zeigt, dass die Mitarbeitenden solche Collaboration-Tools der neuen Generation gut annehmen. Es reicht jedoch nicht, bloss die technischen Voraussetzungen zu schaffen: Genauso wichtig ist es, die Zusammenarbeitskultur im Unternehmen zu etablieren und aktiv zu fördern. Dies gilt für alle Mitarbeitenden bis zum Management: Wenn auch der CEO eine Chatnachricht im Projektraum schneller beantwortet als ein E-Mail, ist die Kultur der Zusammenarbeit definitiv in der Organisation angekommen.
Über Data Quest
Data Quest gilt seit über 25 Jahren zu den führenden Fachhändlern und ICT-Dienstleistern und beschäftigt schweizweit rund 300 Mitarbeitende in 15 Geschäftsstellen. Der Geschäftsbereich Corporate Business berät und unterstützt Unternehmen und Schulen bei Evaluation, Integration und Betrieb der Produkte. Data Quest setzt unternehmensweit auf neue Arbeitsformen und lebt die Kultur der Zusammenarbeit. Ein Grossteil der Mitarbeitenden haben keinen fixen Arbeitsplatz und können je nach Funktion auch mobil oder von zuhause aus arbeiten. Das Unternehmen setzt dazu auf Cisco Webex Teams (ehemals Cisco Spark) und hat damit gute Erfahrungen gemacht. Data Quest ist Technologiepartner von Switzerland Global Enterprise und berät expandierende Schweizer Unternehmen dabei, durch den richtigen Einsatz von Collaboration-Tools erfolgreich zu wachsen – als Organisation und geografisch.
"Durch die Globalisierung bekommen wir ganz neue Chancen" - Dave Gleixner, Geschäftsleitungsmitglied von Data Quest, im Interview.
