Exportwissen

Wie Sie das Beste aus Ihrem Messeauftritt in Japan machen

Tipps für Schweizer Aussteller

In Japan wird viel Wert auf Innovation gelegt. Die Regierung fördert bereitwillig die internationale Forschungszusammenarbeit in den Branchen und kann ausländischen Unternehmen, die nach einem lokalen Partner suchen, ausserordentlich viel bieten. Eine der besten Möglichkeiten, um direkt Kontakte zu knüpfen, ist die Teilnahme an einer Fachmesse. In Japan finden pro Jahr rund 370 Messen und Ausstellungen aller nur erdenklichen Branchen statt und viele verzeichnen steigende Teilnehmerzahlen aus dem Ausland. Unser Ratgeber schildert Ihnen die wichtigsten Grundsätze, die Sie bei einer Ausstellung in Japan berücksichtigen sollten.

Messeauftritt in Japan

Fachmessen in Japan

Fachmessen sind in Japan gewöhnlich keine Plattform für Kundenaufträge oder Vertragabschlüsse. Die Fachmessen dienen in erster Linie dem Erstkontakt und dem Sammeln von Informationen. Für Schweizer Exporteure geht es darum, sich selbst im hochgeschätzten Kontext der Schweiz als höfliches (ja, das ist wichtig) und qualitativ hochwertiges Umfeld zu präsentieren, gleichzeitig die eigenen Produkte und Dienstleistungen zu bewerben und bestehende Geschäftsbeziehungen zu pflegen.

Aussteller wollen so vielen Besuchern und potenziellen Kunden wie möglich so viele Informationen wie möglich bieten. Die Besucher konzentrieren sich darauf, Informationen zur Branche zu sammeln, Trends und neue Produkte zu ermitteln oder neue Geschäftspartner zu finden. Schweizer Aussteller sollten sich daher entsprechende Ziele setzen. Sie sollten sich also auf die Marktentwicklung konzentrieren und der Exporteur selbst und/oder dessen Vertriebspartner oder Verkaufsvertreter muss ebenfalls am Stand anwesend sein.

Einige der grossen japanischen Fachmessen sind für Schweizer Unternehmen auch relevant, um Mitbewerber zu analysieren und Erkenntnisse zu Wettbewerbsbedingungen zu erlangen. In diesem Zusammenhang sollte sowohl der organisatorische Teil als auch die Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden auf Japanisch stattfinden. Wenn Sie noch über keinen japanischen Partner verfügen, auf dessen Hilfe Sie bei der Teilnahme an Fachmessen zählen können, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, über den Swiss Business Hub Japan Japanisch sprechende Mitarbeitende zu engagieren.

Vor der Messe

Bereiten Sie Ihre Marketingmaterialien rechtzeitig vor. Obwohl Japan stolz auf seine Hightech-Geräte und seine fortschrittliche Robotertechnik ist, setzen die meisten Japaner noch immer auf Papier (das schliesst auch Visitenkarten ein – bringen Sie viele mit!). Das bedeutet, dass Sie Ihre Marketingmaterialien planen und vorbereiten müssen: darunter Broschüren, Handzettel etc. in qualitativ hochwertiger und gedruckter Form.

Mit Marketingmaterial auf Japanisch zeigen Sie Ihr Engagement für den japanischen Markt. Lassen Sie Dokumente, die Ihre japanischen Partner/Pendants/Kunden lesen werden, keinesfalls maschinell übersetzen. Qualität ist wichtig.

  1. Zugang

Der Zugang zu Fachmessen ist in Japan im Allgemeinen kostenlos. Bitte beachten Sie, dass Sie sich für eine kostenlose Teilnahme in manchen Fällen vorab online registrieren müssen. Am besten konsultieren Sie die Website des Veranstalters, um nähere Informationen über die Registrierung von Besuchern zu erhalten, bevor Sie Ihre Kunden/Partner auf eine Fachmesse einladen.

  1. Vereinbaren Sie Treffen an Ihrem Stand

Die erfolgreichsten Messen sind in der Regel die, bei denen das Team zusammengearbeitet hat, um Treffen am Ausstellungsstand mit Interessenten, Kunden und Partnern zu organisieren. Diese können entweder direkt am Stand oder in vom Veranstalter zur Verfügung gestellten Besprechungsräumen stattfinden.

Tipp: Vereinbaren Sie keine Treffen direkt in einem Besprechungsraum. Besucher verlaufen sich leicht und eine schlechte Telefonverbindung könnte die Chance zunichte machen, mit einem neuen Kunden in Kontakt zu treten. Betreiben Sie Marktforschung, identifizieren Sie Ihre potenziellen Kunden und laden Sie sie zu Ihrem Stand ein, indem Sie kommunizieren, warum und wie sie von Ihrem Produkt profitieren können. Darüber hinaus könnten Sie einen gemeinsamen Kalender erstellen, um dem ganzen Team den Zeitplan für den Stand offenzulegen. Damit weiss jeder, welcher Mitarbeitende/leitende Angestellte an welchem Tag bzw. zu welcher Zeit auf der Messe verfügbar ist.

  1. Nutzen Sie die sozialen Medien

Veröffentlichen Sie über Ihre sozialen Kanäle vor, während und nach der Veranstaltung Fotos und kurze Berichte über die Messe. Laden Sie Besucher dazu ein, an Ihrem Stand an einem Wettbewerb teilzunehmen, ein Produkt auszuprobieren oder ein Werbegeschenk mitzunehmen. Vergessen Sie nicht, ihre Standnummer und Ihr Event-Hashtag anzugeben, damit Besucher Sie leicht finden können.

Während der Show

Sprechen Sie einzeln mit potenziellen Kunden und sammeln Sie spezifisches und nützliches Feedback. Spezifische Antworten können Ihnen dabei helfen, die Bedürfnisse Ihrer japanischen Kunden zu verstehen und Ihr Produktangebot entsprechend anzupassen und zu verbessern.

  1. Werbegeschenke

Vergessen Sie nicht, dass lustige und kostenlose Geschenke mehr Besucher bringen. Investieren Sie zusätzlich Aufwand und Geld, um interessante Werbegeschenke oder Aktivitäten vorzubereiten, mit denen Sie Besucher anziehen können. Zeigen Sie hier Kreativität.

Tipp: Jeder isst gerne. Mieten Sie eine Kaffeemaschine, verteilen Sie «After-Work»-Bier oder besorgen Sie sich sogar einen Eiswagen und laden Sie Besucher dazu ein, an Ihrem Stand zu verweilen. Das ermöglicht einen ersten Kontakt, bietet Einstiegsmöglichkeiten in Gespräche und eröffnet hoffentlich weiterführende Möglichkeiten. Hinweis: Nicht auf allen Messen in Japan ist Alkoholkonsum erlaubt. Bitte holen Sie im Voraus eine entsprechende Erlaubnis bei Ihrem Ausstellungspartner oder dem Veranstalter ein.

  1. Auf die Plätze, fertig, scannen!

Setzen Sie sich am ersten Tag der Messe 30 Minuten vor Eröffnung mit Ihrem Team zusammen. Stellen Sie sicher, dass alle das Layout des Standes, die Werbegeschenke und die zu bewerbenden Aktivitäten kennen. Vergewissern Sie sich auch, dass alle das Layout der Ausstellungshalle kennen (Wo sind die Toiletten? Wo sind die Besprechungsräume? etc.).

Zeigen Sie, wie der Badge-Scanner bedient wird, und ermöglichen Sie allen, ihn auszuprobieren. (In manchen Fällen kann Ihr Smartphone mit einer App verwendet werden, achten Sie also darauf, dass Ihr Gerät vollständig geladen ist.) Falls der Scanner es erlaubt, nutzen Sie die Funktion zur Aufzeichnung von Notizen nach dem Gespräch. Damit helfen Sie Ihrem Team mit der Nachbereitung nach der Messe.

Scannen Sie den Badge von jedem, der bei Ihrem Stand stehen bleibt – egal wie kurz. Auch wenn es nur wegen einem Werbegeschenk war. Es wäre schade, wenn Sie eine gute Chance für Ihr Verkaufsteam verpassen würden, nur weil eine Person nicht gescannt wurde.

Nach der Messe

Vergessen Sie nicht, allen Besuchern Ihres Stands eine Dankes-E-Mail zu schicken, aber fügen Sie noch nicht jeden zu einer regelmässigen Mailingliste hinzu – erst einmal nur zum monatlichen Newsletter. Stellen Sie sicher, dass die Antwort oder Interessensbestätigung der Besucher in Ihrem System registriert wird. Schicken Sie die Nachricht wenn möglich auf Japanisch und Englisch, um keine Kunden aufgrund der Sprachbarriere zu verlieren.

  1. Nachbesprechung

Vereinbaren Sie mit Ihrem Team nach der Messe eine Nachbesprechung. Halten Sie fest, was gut funktioniert hat und was potenziell verbessert werden könnte. Hatte Ihr Stand eine gute Lage und genug Besucher? Zeigten Ihre Meldungen auf den sozialen Medien und Ihre Bemühungen um persönliche Treffen mit Besuchern Wirkung? Diese Notizen werden hilfreich sein, um für die nächste Fachmesse Anpassungen vorzunehmen.

Die Nachbereitung nach der Messe ist von entscheidender Bedeutung. Vergewissern Sie sich, dass alle Leads in Ihr Customer-Relationship-Management-System (CRM) hochgeladen wurden und an die verantwortlichen Verkaufsmitarbeitenden gegangen sind. Diese Daten bieten einen Einblick in den Besucherverkehr, die Anzahl der Leads und die Chancen für Ihr Unternehmen.

Unterstützung von S-GE

Ein erfolgreicher Auftritt auf einer Fachmesse ist natürlich mit viel Arbeit verbunden. Sie müssen aber nicht alles selbst machen. Jacqueline Tschumi, Beraterin für Japan, und der Swiss Business Hub Japan, unterstützen Schweizer Aussteller in Zusammenarbeit mit unseren engagierten Partnern gerne bei Gestaltung und Aufbau des Ausstellungsstands sowie auch in den Bereichen Logistik, PR, Marketing und Übersetzung. Zudem bieten sie Unterstützung vor Ort.

Es ist zudem eine gute Idee, vor Ort eine eigene Veranstaltung zu organisieren, damit Sie sich selbst mehr Zeit nehmen können, um mit Ihren potenziellen Kunden ins Gespräch zu kommen. Der Swiss Business Hub Japan kann für Sie einen Event oder einen Cocktail-Empfang organisieren und Ihren geladenen potenziellen Kunden Schweizer Essen und Wein sowie Networking anbieten.

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