Exportwissen

Meetings in Japan - so sind sie erfolgreich

Waren Sie schon einmal bei einem Geschäftstreffen in Japan? Der Swiss Business Hub Japan gibt Einblicke mit besonderem Fokus auf die japanische Geschäftskultur. Erfahren Sie, was hinter den Kulissen geschieht und wie Sie mit bestimmten Situationen umgehen können.

business meeting

Gemeinsam mit den unterstützten Schweizer KMU konnte der Swiss Business Hub Japan in diesem Bereich einige Erfahrungen sammeln. Viele dieser KMU empfanden ihre potenziellen japanischen Geschäftspartner oder Kunden als sehr höflich. Diese schienen einigermassen interessiert an ihrem Produkt, es war jedoch manchmal äusserst schwierig, direkt in ein Gespräch über einen Handel einzusteigen, wie sie es von anderen Märkten gewohnt waren.

Japan und Meetings

Entscheidungsfindung in Konzernen dauert lange

Wenn Sie nicht mit einem charismatischen Top-Manager eines grossen globalen Unternehmens oder dem Geschäftsführer eines Familienunternehmens sprechen, wird Ihr Vertrag nicht nach dem ersten, zweiten oder dritten Treffen unterzeichnet. Allein ein erstes Treffen zu arrangieren, kann in Japan sehr schwierig sein. Warum?

Weil in Japan Dinge immer und immer wieder überdacht werden. Es werden Daten gesammelt und analysiert und auf dieser Basis wird ein Konsens angestrebt, der den Vorgesetzten vorgestellt wird, die wiederum von der Richtigkeit der Idee überzeugt werden müssen. Diese Vorgesetzten führen dann durch das Projekt und müssen die Verantwortung für Erfolg oder Scheitern übernehmen. Dies ist ein zeitraubender Prozess.

Die Schweizer Unternehmen, die wir in der Vergangenheit unterstützt haben, frustrierte dieser Prozess sehr. Sie glaubten, von dem japanischen Unternehmen keine Rückmeldung erhalten zu haben, weil die Japaner zu höflich waren, einfach Nein zu sagen, und nur darauf warteten, dass das Schweizer Unternehmen das Interesse verlieren würde (was auch zutreffen kann). In dem angesprochenen Fall jedoch betrieb die japanische Kontaktperson für das Schweizer Unternehmen die Untersuchungen zur Durchführbarkeit des Projekts weiter und unterbreitete anderen Gruppen im Unternehmen die Informationen – ein Prozess, der monatelang wiederholt wurde.

Daher könnte Schweigen auch ein gutes Zeichen sein. Es bedeutet, dass die Japaner das Schweizer Angebot ernst nehmen. Sie beraten sich mit allen, die dem Erwerb des Schweizer Produkts zustimmen müssen.

Die gute Nachricht ist, dass unverzüglich Massnahmen eingeleitet werden, nachdem ein Konsens gefunden wurde. Dann geht alles sehr schnell, denn alle involvierten Gruppen der Organisation sind bereits an Bord und bereit, das auszuführen, was entschieden wurde.

In Japan will man bei der Entscheidungsfindung keine Risiken eingehen

Auch die risikoscheue japanische Kultur beeinflusst den Prozess der Entscheidungsfindung.

Die meisten japanischen Unternehmen steigen lieber klein ein, testen den Markt und wachsen erst, nachdem bestätigt wurde, dass eine solide Nachfrage für das Produkt und die Dienstleistung besteht. Zudem sehen sie sich an, ob das Schweizer Unternehmen bewiesen hat, dass es liefern kann, was es versprochen hat. Deshalb werden neue Partner in Japan immer fragen: «Haben Sie Erfahrung in Japan?»

In Japan ist der Kunde nicht König, sondern Gott. Wenn die Kunden des japanischen Distributors des Schweizer Exporteurs das Schweizer Produkt mögen und beginnen, es zu kaufen, der Schweizer Exporteur jedoch nicht in der Lage ist, das Produkt herzustellen – sei es nun aufgrund von mangelnder Produktionskapazität oder wegen Problemen mit der Qualitätskontrolle – könnte das für das japanische Unternehmen fatal sein. In Japan herrscht eine gewisse Erwartung in Bezug auf hochwertige Produkte einschliesslich Aussehen und Verpackung, auch wenn diese nach der Lieferung weggeworfen wird. Diese Erwartungshaltung ist für den Schweizer Exporteur unverständlich und wirkt einfach unverschämt.

Wir haben solche Fälle gesehen und können uns gut vorstellen, dass japanische Händler häufig derartige Probleme mit ausländischen Lieferanten haben und dadurch Kunden verlieren.

Die Risiko-Rendite-Bewertung in Japan ist anders als in anderen Märkten. Im Allgemeinen gilt, dass es für Ihr japanisches Gegenüber (oder dessen Geschäftseinheit) nur sehr wenige Anreize für einen Erfolg gibt, aber ein Scheitern würde Schande und manchmal auch Strafe nach sich ziehen.

Die effizienteste Art, in einem grossen japanischen Unternehmen die Karriereleiter zu erklimmen, ist nicht zu scheitern. Daher bleibt das mittlere Management gerne beim Status quo und probiert nur sehr ungern Neues aus. Warum sollten sie ihren derzeitigen Lieferanten wechseln, wenn dieser den Anforderungen des Unternehmens entspricht?

So wird Ihr Geschäftstreffen zu einem Erfolg

Erstens bedeutet ein erstes Treffen bereits, dass grundsätzliches Interesse an Ihrem Produkt besteht. Dies bedeutet wiederum, dass es Probleme gibt und Ihr Angebot die Lösung sein könnte. Sie sollten die Mängel und Schwachstellen in der gegenwärtigen Situation oder im aktuellen Produkt hervorheben können. Ausserdem verändert sich die Geschäftswelt rasch. Ob sie wollen oder nicht, sie müssen den Prozess der Entscheidungsfindung verändern und rascher zu einem Ergebnis kommen – und das wissen sie auch.

Vor dem Treffen: «Eine schlechte Vorbereitung ist eine Vorbereitung auf ein schlechtes Ergebnis.»

Sie müssen sicherstellen, dass Sie gute Gründe anführen können, warum das japanische Unternehmen von Ihnen kaufen sollte und nicht von dem aktuellen Lieferanten oder von einem anderen Lieferanten, und Sie müssen beweisen können, dass damit kein Risiko besteht (oder das Risiko minimiert werden kann). Diese Gründe müssen gut dokumentiert sein, von Daten unterstützt und durch eine Erfolgsbilanz belegt werden etc. Sie sollten Ihrer Kontaktperson dabei helfen, andere Gruppen im Unternehmen unter verschiedenen Aspekten zu überzeugen (technisch, finanziell, politisch, in Bezug auf Kundenservice etc.).

Ein Beispiel für eine solche Präsentation, die der Swiss Business Hub erstellt und zusammen mit einem Schweizer Unternehmen präsentiert hat, umfasste die folgenden Teile:

  • Branchentrends und Probleme
  • Sie müssen Lösungen und Ideen ansprechen
  • Beweisen, dass Sie höchste Qualität liefern und sich zu Recht im Premium-Preissegment befinden
  • Ehemalige Kunden in der gleichen Branche und deren Feedback
  • Ähnliche Projekte bzw. interessante Referenzen
  • Ressourcen in Abhängigkeit von Timing und Verfügbarkeit
  • Vorteile Ihres Angebots
    - Welcher Mehrwert wird geschaffen?
    - Warum ist Ihr Produkt das beste?
    - Was ist das Besondere daran?
    - Warum wird der Kunde profitieren?

Stellen Sie sicher, dass Ihr Angebot den Bedürfnissen des Kunden entspricht, seine Problempunkte oder Ziele und Auswahlkriterien anspricht; Mehrwert und Vorteile eindeutig hervorgehoben werden und dass Ihr Angebot wirtschaftlich attraktiv ist und alle Käufer (z.B. die Kunden Ihres Kunden) sowie Entscheidungsträger profitieren werden.

Um das Material zu erstellen, müssen Sie die Branchentrends in Japan kennen, Ihren Kunden, Ihre Mitbewerber, den aktuellen Lieferanten Ihres Kunden, dessen Preisgestaltung, Produkt, Service und was bzw. wie Sie es besser machen.

Marktforschung ist entscheidend.

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Treffen mit Ihrem japanischen Gegenüber

Die meisten Japaner bevorzugen es, mit Menschen Geschäfte zu machen, die sie persönlich getroffen haben. Es geht nicht nur um die Qualität Ihres Produktes, sondern auch um Sie selbst. Sie wollen es mit jemandem zu tun haben, der verlässlich und anständig ist. Das Schweizer Unternehmen sollte im Idealfall das japanische Gegenüber mehrmals treffen, um sein Engagement zu bekräftigen. Sie müssen wissen, dass Ihre japanischen Mitbewerber wesentlich besser persönliche Verkaufsgespräche führen können, da Japan ein relativ kleines Land mit hervorragender Infrastruktur ist.

Japanische Unternehmen sind darüber hinaus vorsichtig bei ausländischen Unternehmen ohne lokale Vertretung. Eine lokale Vertretung oder ein Partner, der als Kontaktpunkt in Japan fungiert, kann für eine neue Geschäftsbeziehung von grossem Wert sein. Der japanische Verkaufsprozess erfordert persönlichen Service und ist sehr arbeits- und zeitintensiv.

Suchen Sie einen japanischen Geschäftspartner? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Diesbezüglich sind Schweizer KMU im Nachteil, aber die lokalen Experten des Swiss Business Hub Japan können helfen. Als Teil der Schweizerischen Botschaft in Japan können sie für die Glaubwürdigkeit eines Schweizer Unternehmens bürgen, mit japanischen Unternehmen in deren Sprache kommunizieren und die erste Verbindung in Japan darstellen.

Eine persönliche Beziehung ist entscheidend.

Während des Treffens: Kennen Sie den kulturellen Hintergrund

In Japan wird häufig zwischen dem unterschieden, was man tatsächlich fühlt oder denkt (honne), und dem, was man öffentlich sagt, da angenommen wird, dass dies die angemessene Vorgehensweise ist (tatemae). Obwohl japanische Geschäftsleute direkt sein können, sollten Sie bedenken, dass Ihr japanisches Gegenüber sein «honne» während eines ersten Geschäftstreffens nicht preisgeben wird, sondern sich Ihren Vorschlag anhören wird, ohne sich klar dazu zu äussern. Der japanische Wunsch, Harmonie und Beziehungen zu pflegen, indem Konfrontationen vermieden werden, kann zu mehrdeutigen Antworten führen, die falsch interpretiert werden können. Ein häufig zitiertes Beispiel ist das Wort «Ja» auf Japanisch, was von «Ich höre Ihnen zu» über «Ich verstehe, was Sie sagen» bis «Ich verstehe, was sie sagen, aber ich stimme nicht zu» alles bedeuten kann.

Eine weitere Schwierigkeit in Japan ist, dass wenige Menschen flüssig Englisch sprechen und viele, die etwas Englisch sprechen, eher vage Ausdrücke benutzen, die der Sprechweise auf Japanisch entsprechen. Es wird daher empfohlen, bei Ihren Treffen auf einen Dolmetscher oder zumindest eine Japanisch sprechende Person zurückzugreifen (etwa einen Mitarbeitenden oder eine Mitarbeitende des Business Hub Japan), um die verborgene Bedeutung der Worte zu erfassen.

Interkulturelle Kommunikation ist entscheidend.

Nach dem Treffen

Nach Ihrem ersten Treffen müssen Sie eine Nachbereitung vornehmen, Ihren Vorschlag nochmals schriftlich erklären, besprechen, Fragen beantworten und Antworten aktualisieren, bis eine Vereinbarung getroffen wurde. Darin unterscheidet sich Japan nicht wesentlich von anderen Ländern, aber die japanische Sprache kann ein Hindernis darstellen. Selbst wenn Ihr Gegenüber Englisch beherrscht, denkt er oder sie vermutlich dennoch auf Japanisch und der Kommunikationsstil ist eher vage. Dies ist in Japan normal, Sie könnten aber Probleme haben, zu verstehen, was gemeint ist.

Wenn Sie mit einem japanischen Unternehmen in Kontakt sind, sollten Sie von einer Person unterstützt werden, die mit der japanischen Kultur und Sprache sehr gut vertraut ist, um zu vermeiden, dass eine Chance zu früh aufgegeben wird, oder Möglichkeiten verfolgt werden, die nie existiert haben und Ihr Reisebudget belasten.

Veranstaltung: Impact in Japan

Seien Sie Teil unserer Veranstaltung Impact in Japan am 12. März 2020. Hier geben Ihnen Japan-Experten Einblicke in den interessanten Markt und die Kultur. Die Veranstaltung ist auch eine gute Gelegenheit, Schweizer KMU zu treffen, die den Wachstumsmarkt Japans erobern möchten.

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