Wann soll ich mich für mehrwertsteuerliche Zwecke in Polen registrieren?
Die polnische Gesetzgebung weist auf keine konkreten Fallbeispiele hin, wenn die Anmeldung für Mehrwertsteuer in Polen erforderlich ist. Jeder Tatbestand muss dementsprechend separat analysiert werden. Allgemein gelten die EU-Vorschriften, d.h. ein Unternehmen muss sich in folgenden Situationen für mehrwertsteuerliche Zwecke in Polen registrieren:
- Ein ausländisches Unternehmen hat in Polen eine feste Niederlassung im Sinne der EU-Mehrwertsteuervorschriften, von der aus die Dienstleistungen erbracht oder Waren geliefert werden und der Ort der Lieferung das Gebiet Polens ist.
- Ein ausländisches Unternehmen hat in Polen keine ständige Niederlassung im Sinne der EU-Mehrwertsteuervorschriften, aber es liefert in Polen Waren oder erbringt Dienstleistungen, für die der Käufer die Mehrwertsteuer nicht abrechnet (d.h. das reverse charge Verfahren gilt nicht).
Als Beispiele für die oben erwähnten Situationen können genannt werden: Erbringung von Dienstleistungen für natürliche Personen, Miete von Immobilien wie Büro oder Lager oder Anstellung von einem Mitarbeiter auf dem Gebiet Polens.
Wir empfehlen immer das geplante Geschäftsmodell im Hinblick auf die Notwendigkeit einer Registrierung für Mehrwertsteuerzwecke zu analysieren.
Wie hoch ist der Mehrwertsteuersatz und welche rechtliche Grundlagen gelten?
Der Standard-Mehrwertsteuersatz in Polen beträgt 23 %. Es gibt ermässigte Sätze von 8 % und 5 % auf bestimmte Produkte wie einige Lebensmittel, Bücher, Zeitungen und gewisse Arten von Dienstleistungen. Einige Dienstleistungen sind von der polnischen Mehrwertsteuer befreit, wie z. B. Finanz- und Postdienstleistungen. Es gibt viele Variationen der oben genannten Sätze.
Vorschriften zur Mehrwertsteuer sind im Mehrwertsteuergesetz vom 11.3.2004 (Gesetzblatt Nr. 54, Pos. 535 mit Änderungen) enthalten. Das Gesetz ist nur in polnischer Sprache verfügbar.
Meine Tätigkeit in Polen impliziert die Notwendigkeit der Registrierung. Jedoch plane ich geringe Umsätze in Polen zu erwirtschaften. Muss ich mich trotzdem registrieren?
Ja. Ausländische Unternehmen, die steuerpflichtige Verkäufe in Polen tätigen, sind verpflichtet, unabhängig von ihrem steuerpflichtigen Umsatz, sich für Mehrwertsteuerzwecke zu registrieren. Die Anmeldung soll vor der Ausübung der ersten steuerpflichtigen Tätigkeit in Polen erfolgen.
Brauche ich eine Fiskalvertretung?
Grundsätzlich ja. Unternehmen, die ausserhalb von der EU ansässig sind, sind verpflichtet, einen Steuervertreter im Sinne des Mehrwertsteuergesetzes zu bestimmen.
Ein Steuervertreter ist eine Einrichtung, die einen Steuerpflichtigen vertritt, der weder seinen physischen noch seinen wirtschaftlichen Sitz auf dem Gebiet der Europäischen Union hat.
Eine Besonderheit ist, dass der Steuervertreter in Polen für die Steuerverbindlichkeiten des Steuerzahlers haftet.
Ich bin bereits in anderen Ländern der EU tätig. Erleichtert das die Vorgehensweise?
Ja. Seit 2011 gibt es in der europäischen Rechtsordnung die Definition einer festen Niederlassung im Sinne der Mehrwertsteuergesetzgebung.
Eine feste Niederlassung ist jede Niederlassung (Ort), mit Ausnahme des Sitzes der wirtschaftlichen Tätigkeit, die einen hinreichenden Grad an Beständigkeit sowie eine Struktur aufweist, die es ihr von der personellen und technischen Ausstattung her erlaubt, Dienstleistungen, die für den eigenen Bedarf dieser Niederlassung erbracht werden, zu empfangen und dort zu verwenden (Artikel 11 Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 des Rates).
Falls Ihr Unternehmen über eine feste Niederlassung in der EU verfügt, brauchen Sie keine Fiskalvertretung in Polen. Jedoch ist die Definition von der festen Niederlassung relativ unpräzis und mehrdeutig. Aus diesem Grund empfehlen wir immer den Sachverhalt mit einem Steuerberater zu analysieren um zu ermitteln, ob eine feste Niederlassung vorliegt.
Welche Dokumente brauchen Sie und wo sollen eingereicht werden?
Alle Unterlagen müssen auf Polnisch eingereicht werden. Fremdsprachige Dokumente sollten von einem vereidigten Übersetzer ins Polnische übersetzt werden.
Formulare:
- NIP-2-Formular (auf Polnisch verfügbar)
- VAT-R-Formular (auf Polnisch verfügbar)
Unterlagen:
- Satzung (Gründungsurkunde/Notariatsurkunde/Satzung).
- Aktueller Auszug aus dem Schweizer Handelsregister.
- Aktuelle Bestätigung der Umsatzsteuerregistrierung in der Schweiz.
- Vereinbarung mit einer Bank, die die Eröffnung eines Bankkontos in Polen bestätigt, oder eine Erklärung über die Nichtbeantragung einer Mehrwertsteuerrückerstattung.
- Vereinbarung mit einer Buchhaltungsfirma.
- Vollmacht, falls die Gesellschaft einen Bevollmächtigten benennt.
- Genaue Beschreibung der Tätigkeit des Unternehmens in Polen.
- Falls Fiskalvertretung erforderlich ist - notarielle Urkunde oder Vertrag zwischen Steuervertreter und Firma und Bescheinigung des Finanzamtes, dass die Bedingungen für die Tätigkeit als Steuervertreter erfüllt sind - gültig bis zu 4 Monaten.
Das Finanzamt, das für alle ausländischen Unternehmen zuständig ist, ist das Zweite Finanzamt Warszawa - Śródmieście.
Die Registrierung dauert in der Regel von 4 bis 6 Wochen.
Informationsstand: März 2021
