Comunicare al meglio con i propri partner all’estero: consigli pratici

Comunicazione non verbale

La comunicazione interculturale va ben oltre la giusta scelta delle parole. Gli studi dimostrano che la comunicazione non verbale è altrettanto importante. Ciò diventa chiaro non appena si arriva nel luogo in cui si deve incontrare qualcuno, ancor prima di proferire parola: arriverete al punto d’incontro in limousine o con i mezzi pubblici? Qualsiasi deviazione dalle norme standard di un Paese dice molto su di voi, anche se considerate il vostro comportamento del tutto normale.

Essere ben preparati è essenziale

Quando si entra in contatto con una nuova cultura, è necessario essere ben informati per evitare di interpretare male o, peggio ancora, di offendere i propri interlocutori. Le incomprensioni, che nella vita privata possono lasciare ricordi di viaggio divertenti, possono influire negativamente nel mondo degli affari.

Quanto occorre essere preparati per affrontare una cultura straniera? Tutto dipende dall’importanza che la collaborazione riveste per voi. Se si tratta di un contatto occasionale o sporadico, è sufficiente familiarizzare con le abitudini e le principali insidie da evitare. Saprete poi come comportarvi secondo le usanze e le pratiche nelle situazioni concrete: salutare l’interlocutore o evitare argomenti irritanti durante una discussione informale.

Valori e norme culturali

I consigli comportamentali si applicano generalmente alle caratteristiche esplicite (visibili) di una cultura, come la lingua o i rituali. Ma le caratteristiche implicite (invisibili) hanno radici più profonde nei valori, nelle norme e nelle credenze. Conoscere questi elementi è molto utile quando si vogliono creare legami stretti e capire le motivazioni di fondo dei partner. In questo modo si può costruire la fiducia e rendere più comprensibile il comportamento dell’altro.

Apertura, flessibilità ed empatia

Non si familiarizza con una cultura straniera in un batter d’occhio. Dovrete essere curiosi, aperti, flessibili e dotati di una buona dose di umorismo. Ciò non vi impedirà magari di commettere passi falsi, ma con la giusta dose di attenzione e flessibilità eviterete per lo meno le situazioni più imbarazzanti.

Nella maggior parte delle culture si apprezzano l’ascolto attivo, l’interesse e l’empatia; ma è importante farlo con moderazione. Prestate attenzione alla persona con cui state parlando e osservate come si comporta e mostra empatia.

Regole di base

Imitare il comportamento dell’interlocutore (effetto specchio) può essere una buona idea. Tuttavia, dovreste evitare di farlo quando c’è troppa differenza tra voi e l’interlocutore, soprattutto in termini di gerarchia o di genere.

A differenza di quella europea, molte culture privilegiano uno stile di comunicazione indiretto: le persone eviteranno di dire apertamente ciò che pensano, in particolare eviteranno di dire «no», e un «sì» non sarà necessariamente un segno di accettazione. Le persone possono essere trattate in modo diverso a seconda della loro posizione e le regole etiche possono variare di conseguenza. L’individualismo che caratterizza la società occidentale è estraneo ai Paesi in cui la collettività ha la precedenza.

I consigli sul comportamento vanno presi con cautela. È possibile che l’interlocutore si sia documentato sui comportamenti da tenere nei confronti di uno svizzero e stia cercando di imitarvi!

Le insidie più comuni

È difficile stabilire regole di comportamento universali. Nelle nostre «Business Travel Guide» sui diversi mercati di destinazione, troverete le principali regole di comportamento quando ci si relaziona con partner esteri. In questa sede ci limiteremo a elencare le situazioni in cui i malintesi sono più frequenti.

• Formule di saluto: è risaputo che la prima impressione è importante. È quindi fondamentale trovare il giusto grado di cortesia, vicinanza e formalità fin dalla prima e-mail o dal primo incontro.
• Concetto di tempo: sebbene in Svizzera sia sacra, la puntualità non ha la stessa importanza in tutti i Paesi. In alcuni Paesi non è raro arrivare con diverse ore di ritardo a un appuntamento. Sorprendentemente, però, non vi verrà perdonato il ritardo, perché la puntualità è molto diffusa in Svizzera.
• Abbigliamento: meglio essere un po’ troppo eleganti piuttosto che troppo informali, perché un abbigliamento troppo casual rischia di essere interpretato come una mancanza di rispetto.
• Pranzo di lavoro: dato che i pranzi di lavoro possono assumere forme diverse, è meglio informarsi prima. Cosa c’è in programma e cosa ci si aspetta da me? Allo stesso modo, se siete voi gli ospiti, assicuratevi di informare i vostri partner d’affari.
• Conversazione: per quanto diverse possano essere le usanze locali, vi consigliamo di evitare di parlare di politica o religione. In caso di dubbio, si può sempre parlare del tempo. Anche i complimenti sul Paese ospitante sono quasi sempre ben accetti.

Per non sbagliare

Il mondo degli affari si sta globalizzando, ma le differenze culturali abbondano. Non sbaglierete rispettando la cultura dell’interlocutore o addirittura adottando uno dei suoi rituali. Questo atteggiamento vi aiuterà a creare fiducia e a stabilire un rapporto personale: una conditio sine qua non per fare affari in molti Paesi.