PME – maîtrisez-vous les contrôles à l’export et les sanctions?

Le problème

Notre expérience montre que tandis que les petites et moyennes entreprises (PME) luttent déjà avec la conformité douanière au sein de la chaîne d’approvisionnement, elles ont souvent bien plus de mal encore avec les contrôles à l’exportation, les embargos et les sanctions économiques. Ces législations couvrent les biens à double usage, c’est-à-dire qui peuvent avoir un usage civil ou militaire, ainsi que d’autres restrictions produits pouvant exiger des licences d’exportation officielles – mais aussi les activités commerciales avec les pays, les entités ou les individus sous sanctions.

De plus en plus de clients demandent une certification selon divers règlements des produits achetés à leurs fournisseurs (p. ex. EAR et ITAR). De même, la douane et les transitaires s’attendent à ce que les sociétés déclarent les matériaux qui sont soumis à des licences d’exportation. En outre, les sanctions économiques sont soumises à des changements constants et les règlements varient d’un pays à l’autre (par exemple les sanctions contre l’Iran diffèrent dans leur application aux USA de celle dans l’UE et la Suisse). Un autre aspect important est que ces règlements ont parfois une portée extraterritoriale. Les entreprises multinationales et les sociétés commerçant internationalement doivent donc parfois aussi examiner la conformité avec les lois étrangères (p. ex. les législations US ou de l’UE ont toutes les deux une portée extraterritoriale).

En substance, vous devez vous assurer que vos exportations sont conformes avec les lois nationales – et dans certains cas étrangères – sur les contrôles à l’exportation et les sanctions. Pour ce faire, vous devrez identifier la réglementation applicable à chaque opération et les obligations qui en dérivent. Pour ce faire, il s’agit de:

comprendre la nature du produit que vous expédiez et son origine afin de déterminer d’éventuelles limitations ;
déterminer si le pays de destination est touché par des restrictions en raison de sanctions économiques et lesquelles ;
vérifier que les parties impliquées dans la transaction ne sont pas sur une liste de sanctions (importateur, banque, transitaire, utilisateurs finaux...);
veiller à ce que votre produit ne soit pas détourné vers une autre destination ou utilisateur final où les contrôles à l’exportation ou les sanctions s’appliqueraient – et que l’utilisation finale qui en sera faite ne soit pas liée à un programme d’armement (clause « catch-all »).

Les risques - et l'attitude actuelle

Les conséquences d’une non-conformité peuvent être étendues et très critiques – pouvant aller jusqu’à affecter la viabilité d’une société ou d’un groupe et de sa chaîne d’approvisionnement. Par exemple, un navire dont le nom est officiellement mis à l’index va être grandement entravé dans son affrètement commercial ou pour accéder à des services portuaires. Une société dépendante pour ses produits finis de matériel électronique, logiciels ou avionique d’origine US et se trouvant sur une liste de sanctions devra – si elle le peut – trouver des solutions d’approvisionnement alternatives.

Étant donné les lourdes peines pouvant être perçues et la responsabilité individuelle des membres du conseil d’administration et de la direction, les PME accordent plus d’importance à se conformer aux lois sur les contrôles à l’exportation, les embargos et les sanctions, alors qu’auparavant, c’était plus une priorité pour les grands groupes. Les conséquences d’infractions comprennent également des dommages à la réputation de l’entreprise, créent des tensions dans les relations commerciales avec les clients et fournisseurs, engendrent le risque de finir sur une liste de sanctions et exposent au gel des avoirs ou à l’incapacité de faire des affaires avec certains partenaires économiques (par exemple par un accès limité au système financier américain et paiements en USD).

Il y a une tendance émergente chez les PME à ne plus considérer le respect de la réglementation comme un « mal nécessaire » ou « jeter l’argent par les fenêtres », mais comme un avantage concurrentiel, positionnant l’entreprise conforme en avant comme un modèle – permettant ainsi aux autorités de concentrer ses efforts sur les sociétés n’ayant pas encore atteint ce statut.

Les entreprises cherchent donc à se distinguer en adoptant une attitude proactive car elles sont convaincues que de s’engager dans le commerce international en maîtrisant les aspects de Gouvernance, Risque et Conformité (GRC) aboutira à des opérations commerciales et logistiques plus fluides et limitera le risque d’amendes et de sanctions pénales tout en projetant une image positive dans les médias.

Aujourd’hui, s’attaquer au problème avec un programme de conformité axé sur le risque et financé adéquatement l’emporte en général sur une approche réactive.

Qui est concerné?

Les industries et secteurs suivants sont particulièrement exposés aux réglementations concernant les contrôles à l’exportation et devraient prendre des mesures à cet égard dans le cadre du cours normal des affaires :

aérospatiale, défense, automobile, marine, machines, électronique, télécommunications, logiciels, énergie, métallurgie, chimie & pharmaceutique, transports, services financiers et institutions académiques.

Que devraient faire les entreprises?

Selon notre expérience, les sociétés devraient envisager les questions suivantes afin de maîtriser et d’assurer une gouvernance adéquate des contrôles à l’exportation, des embargos et des sanctions économiques :

Quels sont les risques propres à notre entreprise et industrie (évaluation des risques) ?
Les mesures organisationnelles mises en œuvre et la gestion de la communication gestion sont-elles adéquates ?
Avons-nous des politiques et procédures en place pour atténuer nos risques ?
Notre personnel est-il correctement formé ?
Comment gérons-nous l’évolution du risque ?
Comment appliquons-nous les mises à jour des sanctions ?
L’audit interne a-t-il revu notre organisation en rapport avec la réglementation des contrôles à l’exportation, les embargos et les sanctions ?
Avons-nous une procédure en place pour détecter les produits réglementés ?
Comment surveiller nos processus d’exportation et s’assurer de la disponibilité en temps voulu des licences d’exportation appropriées ?
Quels contrôles avons-nous mis en place pour garantir la conformité avec les prescriptions de sanctions ?
Comment automatisons-nous les processus de conformité réglementaires ?
Comment notre personnel gère-t-il les données de bases relatives au commerce international ?
Comment la direction assure-t-elle que la gouvernance est dynamique et que les changements sont surveillés, analysés et reflétés dans nos processus (p. ex., politiques, procédures) ?

Conclusion

En suivant cette approche méthodique, de l’identification de vos risques à la mise en place d’une organisation pour le commerce transfrontalier adaptée avec des rôles & responsabilités, une police et des processus définis, vous aurez déjà parcouru un long chemin. D’un point de vue des contrôles à l’export et des sanctions, cela entend une détermination et un suivi de vos produits réglementés, une évaluation des exportations vers les pays sanctionnés, un «screening» de votre base client et le fournisseur contre les listes de sanctions et de la gestion des licences d’exportation quand cela s’avère nécessaire.

Offre spéciale pour PME

PWC propose aux PME un atelier interactif d’une journée. Au programme: introduction aux contrôles à l’export et sanctions, évaluation des risques guettant les opérations, classification des produits à double-usage et recommandations. Détails ci-après.