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Exporter en Russie: Les documents nécessaires

La Fédération de Russie, 22e sur la liste des partenaires commerciaux de la Suisse, présente un fort potentiel de développement et d’expansion pour les relations commerciales entre les deux pays. Voici des instructions détaillées pour passer sans encombre un contrôle douanier.

Toutes sortes de documents sont nécessaires pour exporter en Russie.

Parlons d’un défi considérable pour beaucoup d’exportateurs: les documents de douane exigés à l’entrée par les autorités russes. Avant tout, il faut vérifier qu’il est bien permis d'exporter les marchandises à la destination prévue ou si le pays impose des restrictions. Ces informations sont disponibles sur le site web du Secrétariat fédéral à l’économie (SECO); rendez-vous sur www.seco.admin.ch, puis cliquez sur Contrôles à l'exportation et sanctions (disponible en français, allemand et italien).

En outre, il existe des restrictions sur les exportations de Suisse dues principalement aux obligations du pays dans le cadre des accords multilatéraux. Celles-ci concernent notamment l’armement, les technologies civiles à usage militaire potentiel, les espèces animales et végétales protégées, ainsi que le matériel pouvant servir à fabriquer des armes de destruction massive.

Listes des documents nécessaires à la douane

Pour exporter des marchandises de Suisse, il faut remplir une déclaration douanière électronique en plus de préparer et soumettre tous les documents demandés par les autorités douanières du pays de destination des marchandises.

1. Accord

Il faut tout d’abord conclure un accord entre le vendeur et l’acheteur des marchandises, conforme aux normes Incoterms 2010 (http://ru.icterms.com/), afin d’établir les conditions de livraison et répartir les responsabilités légales (transport, assurance) entre le vendeur et l’acheteur.

2. Facture

La facture pour les marchandises exportées doit comporter les informations suivantes:

  • renseignements complets sur le vendeur et l’acheteur;
  • adresses d’origine et de livraison;
  • liste des marchandises;
  • prix unitaire des marchandises dans la monnaie du contrat et coût total facturé, hors TVA. Les marchandises exportées hors de Suisse sont exonérées de la TVA (Loi fédérale sur la taxe sur la valeur ajoutée, 641.2, art. 23);
  • conditions de paiement (acomptes, paiements différés);
  • référence au contrat.

3. Bordereau d’expédition

Le bordereau d’expédition accompagnant la facture doit comporter les informations suivantes:

  • renseignements complets sur le vendeur et l’acheteur;
  • adresses d’origine et de livraison;
  • liste des marchandises;
  • poids net et brut pour chaque poste;
  • type d’emballage
  • quantité et dimensions du volume de fret requis.

4. Description technique détaillée

Il faut fournir une description technique détaillée des marchandises, accompagnée de photos. Celle-ci doit comprendre:

  • le nom, le modèle, l’état d’assemblage;
  • des photos (pour les machines et mécanismes, ajouter des dessins techniques);
  • les caractéristiques principales et le mode de fonctionnement;
  • les applications;
  • le fabricant, la marque;
  • une description des pièces détachées (le cas échéant).

5. Certification/enregistrement/homologation

L’acheteur doit avertir le vendeur si un permis d’enregistrement/homologation est exigé pour les marchandises importées en Fédération de Russie. Vous trouverez ici la liste exhaustive des produits soumis à une homologation obligatoire:

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_94853/10faae8e7c091dae97ef13cb4c47f0cd95355bdf/.

6. Marque de conformité eurasiatique EAC

Après enregistrement des documents nécessaires, le vendeur doit apposer aux marchandises une «marque de conformité eurasiatique» (EAC) avant l’expédition. L’EAC indique que les marchandises ont passé avec succès toutes les procédures définies par la réglementation technique de l’Union économique eurasiatique.

7. Déclaration d’exportation

Il faut émettre une déclaration d’exportation. La procédure est décrite ici étape par étape: http://ec.europa.eu/ecip/model_transactions/export/export_direct/step4_en.htm.

8. Connaissement/lettre de voiture CMR

Il faut imprimer et timbrer six exemplaires du connaissement international CMR (aussi appelé «lettre de voiture»). En général, le transporteur fournit une ébauche de CMR.

L’exportateur doit préparer tous les documents administratifs avant que les marchandises quittent l'entrepôt pour la Russie. C’est là la principale difficulté.

Si les documents sont émis correctement et soumis à l’acheteur à temps, la procédure de passage des douanes ne devrait pas prendre plus de deux jours. Si les documents fournis ne sont pas en règle, les autorités ordonneront une inspection supplémentaire des marchandises, qui seront alors retenues à la douane pour une période indéterminée jusqu’à la fin de l’inspection.

Dans la plupart des cas, les exportateurs ont recours à entreprises de logistique qui fournissent l’ensemble des services d’assistance pour le trafic international de marchandises. Les exportateurs bénéficient ainsi d’un conseil et d’une assistance professionnels dans la préparation et l'exécution de leurs commandes tout au long du processus, de la préparation du contrat à la livraison finale en passant par la documentation, le transport et le passage des douanes.

Le commerce international est multidimensionnel. Avant de mettre pied sur le marché russe, les exportateurs doivent étudier soigneusement leur stratégie, en tenant compte de toutes les étapes nécessaires à la préparation et au bon déroulement des livraisons.

Pour toute question sur la procédure d’exportation, n'hésitez pas à contacter notre équipe ExportHelp!

Si vous souhaitez en savoir davantage sur la Russie comme perspective de marché d’exportation, n’hésitez pas à contacter notre conseiller Benedikt Schwartz, qui vous conseillera sur les aspects stratégiques et opérationnels de vos projets en Russie. Réservez un Entretiens-pays gratuit !

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Rédigé par AsstrA-Associated Traffic AG pour le compte du Swiss Business Hub Russie

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