De nombreux facteurs influencent les décisions d'approvisionnement: prix d'achat, contrôle des importations, tarifs douaniers, frais de transport etc. Par manque de temps et de ressources, les entreprises ne sont souvent pas en mesure d'évaluer toutes les possibilités et, de ce fait, ne profitent pas pleinement des avantages économiques et fiscaux qui s'offrent à elles. Il existe cependant un nombre d'outils informatiques pouvant calculer en l'espace de quelques minutes le montant total des coûts d'approvisionnement, comprenant les droits de douane, les droits d'accise, la TVA d'importation, les taxes locales, les frais de transport, les frais d'assurance et autres coûts. Ces outils permettent de comparer différentes possibilités d'approvisionnement et de choisir la meilleure option. Les changements de coût sont immédiatement évaluées en fonction du changement des paramètres. L'analyse de différents scénarios permet ainsi de produire pour chaque décision une image complète des coûts, des délais, des voies empruntées et du degré de conformité.
Un bon outil de planification peut également repérer les contraintes possibles dans le pays d'importation (permis d'importation, droits antidumping, licences, quotas, dispositions préférentielles etc.). De plus il permet de saisir les déclarations de fournisseurs de manière automatique et structurée, de traiter les demandes envers de multiples livreurs et d'unifier les processus de retour d'information.
Les meilleures applications permettent aux entreprises de produire leurs propres certificats d'origine grâce à un système informatique sécurisé. Ces documents peuvent ensuite être archivés ensemble avec les échéances, les prolongations, les révisions etc. pour la période prescrite. Grace à ces certificats, les entreprises sont en mesure de déterminer les tarifs préférentiels. Ceci peut s'avérer particulièrement difficile pour les listes de composantes (Bill of Materials) de produits finis complexes. Les applications efficaces procèdent à une analyse automatisée des listes de composantes tout en appliquant les règles d'origine pertinentes et en considérant les changements de classe tarifaires, les étapes de fabrication, les parts régionales de valeur, la logistique cumulée et les règles de minimis. Les résultats sont sauvegardés au niveau du produit afin de faciliter une gestion centralisée des préférences tarifaires.
Une fonctionnalité supplémentaire permet aux entreprises de comparer les noms et les adresses des livreurs avec plus de 300 listes de sanctions (contrôle des listes de sanctions).
Grace aux solutions informatiques, les processus d'importation peuvent être largement automatisés. À base des donnés de chaque produit, celles-ci procèdent à une validation complète de la conformité, des contrôles à l'importations et des règles de commerce pour chaque poste. Ensuite elles regroupent tous les documents nécessaires pour la déclaration en douane, évitant ainsi les mauvaises surprises dues aux omissions et aux informations erronées. Au final, ce dispositif permet à la direction des achats d'établir des processus efficaces et uniformes au niveau mondial tout en lui conférant un aperçu général sur la conformité de ses opérations.
Des entreprises comme Panasonic Logistics ont fait de bonnes expériences avec la solution informatique d'Amber Roads. Celle-ci simplifie les processus, augmente la transparence tout au long de la chaine logistique et veille à la conformité des transactions. Grace aux solutions informatiques d'Amber Roads les entreprises moyennes peuvent elles aussi augmenter leurs rendements et profiter de processus logistiques plus efficaces et plus transparents.
