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Participer à des salons professionnels au Japon: guide pratique

Conseils pour les exposants suisses

Le Japon est un pays qui mise beaucoup sur l’innovation. Son gouvernement encourage les entreprises à conclure des partenariats internationaux et il a beaucoup à offrir aux entreprises étrangères qui recherchent un partenaire local. L'un des meilleurs moyens de nouer des contacts est de participer à un salon professionnel. Chaque année, près de 370 salons et expositions sont organisés au Japon dans tous les domaines possibles et imaginables; bon nombre de ces manifestations souhaitent attirer davantage de participants étrangers. Consultez notre guide pour participer à des foires et salons au Japon.

Participer à un salon professionnel au Japon

Salons professionnels au Japon

Au Japon, foires et salons n’ont généralement pas pour but de recevoir des commandes ou de conclure des contrats. Ils servent avant tout à établir de premiers contacts et à recueillir des informations. Pour les exportateurs suisses, il s’agit de porter haut l’image très appréciée de la Suisse en tant que pays de politesse (oui, c’est important!) et de qualité, de promouvoir leurs produits et services et de soigner leurs relations commerciales existantes.

Les exposants ont intérêt à fournir autant d'informations que possible au plus grand nombre de visiteurs et de clients potentiels. Les visiteurs cherchent à collecter des informations sur un secteur spécifique, à déceler les tendances ou à découvrir de nouveaux produits ou partenaires commerciaux. Les exposants suisses doivent donc définir leurs objectifs en conséquence, c'est-à-dire se concentrer sur la prospection du marché; l'exportateur en personne et/ou son distributeur ou représentant local doivent être présents sur le stand.

Beaucoup des grands salons commerciaux japonais sont aussi l’occasion, pour les entrepreneurs suisses, d’observer leurs concurrents et d’obtenir des renseignements compétitifs. La partie organisationnelle, ainsi que la prise de contact avec des clients potentiels, devront peut-être se faire en japonais. Si vous ne disposez pas d’un partenaire japonais pour vous accompagner à un salon, vous pouvez engager des personnes de langue japonaise via le Swiss Business Hub Japon.

Avant le salon

Planifiez et préparez votre matériel de marketing bien à l’avance. Si le Japon est fier à juste titre de ses gadgets high-tech et de ses avancées en robotique, le fait est que la plupart des Japonais restent fidèles au papier (et notamment aux cartes de visite – apportez-en beaucoup!). Cela signifie que vous devrez planifier et préparer vos supports de vente et de marketing (brochures, fiches techniques, etc.) sous forme imprimée de qualité.

Traduire vos supports de marketing en japonais démontrera votre engagement envers ce marché. Ne faites jamais traduire par une machine les documents destinés à votre partenaire/contrepartie/client japonais. La qualité est essentielle!

  1. Accès

L’entrée du salon est généralement gratuite pour les visiteurs au Japon. Veuillez noter que, dans certains cas, vous devrez vous inscrire en ligne à l'avance pour participer gratuitement. Il est conseillé de consulter le site web de l'organisateur pour connaître les procédures d'inscription des visiteurs avant d'inviter vos clients/partenaires à un salon.

  1. Planifiez des rencontres sur votre stand

Les salons les plus réussis sont généralement ceux où les membres de l’équipe ont travaillé main dans la main pour organiser des rencontres avec des prospects, des clients et des partenaires. Celles-ci peuvent avoir lieu soit directement au stand, soit dans les salles de réunion mises à disposition par l'organisateur du salon.

Conseil: essayez de ne pas planifier de réunions directement dans les salles de réunion; les gens peuvent s’égarer facilement et la connexion téléphonique étant parfois mauvaise, vous risquez de perdre votre chance de discuter avec votre client.

Étudiez bien le marché, identifiez vos clients potentiels et invitez-les à votre stand en expliquant pourquoi et comment votre produit leur apporte une plus-value.

En outre, créez un calendrier partagé pour permettre à toute votre équipe de connaître les horaires/activités du stand et, ainsi, savoir quels collaborateurs/responsables sont disponibles pour chaque jour/phase du salon.

  1. Soyez actif sur les réseaux sociaux

Publiez des photos et des impressions du salon sur vos réseaux sociaux – avant, pendant et après. Invitez les visiteurs à s’arrêter à votre stand pour participer à un jeu-concours, essayer votre produit, assister à une démonstration ou encore recevoir un petit cadeau.

Veillez à toujours inclure votre numéro de stand et votre hashtag pour que les participants puissent vous retrouver facilement.

Pendant le salon

Parlez à vos clients potentiels individuellement, recueillez des commentaires précis et utiles. Ces réponses spécifiques vous aideront à cerner les besoins de vos clients japonais et à ajuster/améliorer votre offre en conséquence.

  1. Cadeaux publicitaires

N'oubliez pas: des petits cadeaux gratuits et amusants vous assureront toujours plus de trafic visiteurs. Ne lésinez pas: préparez des articles promotionnels ou des activités intéressantes afin d’attirer les visiteurs. Soyez créatifs!

Conseil: tout le monde aime manger. Louez une machine à café, offrez des bières «after-work» ou même louez une camionnette de glacier! Incitez les visiteurs à passer du temps à votre stand. Cela aidera à briser la glace, à stimuler les conversations et, si tout se passe bien, à ouvrir des débouchés.

Remarque: l'alcool n’est pas autorisé dans tous les salons/foires au Japon. Renseignez-vous à l'avance auprès de votre partenaire ou de l'organisateur.

  1. À vos marques, prêts, scannez!

Le premier jour du salon, réunissez votre équipe 30 minutes avant l'ouverture des portes. Assurez-vous que vos collaborateurs connaissent l’agencement du stand, les cadeaux à distribuer et les activités à promouvoir. Il est bon qu’ils connaissent également le plan de la halle d’exposition (emplacement des toilettes? Des salles de réunion? etc.).

Montrez-leur comment scanner les badges et laissez-les essayer. (Dans certains cas, vous pourrez utiliser votre smartphone avec une application; arrivez donc avec un appareil pleinement chargé.) Il est également judicieux de tirer parti des scanneurs qui vous permettent de saisir des notes après votre conversation; cela aidera vos collaborateurs à effectuer le suivi après le salon.

Scannez le badge de chaque personne qui s’arrête à votre stand, quelle que soit la durée de sa visite (même si elle s’arrête juste pour prendre un cadeau). Il serait dommage de ne pas transmettre le nom d’un prospect prometteur à votre équipe de vente parce que vous avez omis de le scanner.

Après le salon

N'oubliez pas d'envoyer un e-mail de remerciement à tous les visiteurs du stand, mais ne les ajoutez pas encore à une liste de diffusion à haute fréquence; envoyez-leur plutôt une lettre d'informations mensuelle. Assurez-vous d'enregistrer leur réponse ou confirmation d'intérêt dans votre système. De plus, envoyez-leur un message en anglais et en japonais, si possible, afin de ne perdre aucun client à cause d’écueils linguistiques.

  1. Débriefing et suivi

Organisez une réunion de débriefing avec votre équipe après le salon. Notez et documentez ce qui a bien marché et ce qui pourrait être amélioré:

votre stand était-il bien situé, aviez-vous suffisamment de trafic? Vos publications sur les réseaux sociaux et vos efforts pour organiser des réunions ont-ils eu un bon écho? Ces notes seront utiles pour préparer le prochain salon.

Le suivi après le salon est crucial. Assurez-vous que tous les prospects soient saisis dans votre système de gestion des relations clientèle (CRM) et partagés avec les membres de l'équipe de vente. Ces données renseignent sur le trafic de visiteurs, le nombre de prospects et les opportunités pour votre entreprise.

Assistance de S-GE

On voit donc que réussir sa participation à un salon implique beaucoup de travail. Mais vous n'êtes pas obligé de tout faire vous-même: Alain Graf, conseiller senior pour le Japon, et le Swiss Business Hub Japon se feront un plaisir d’assister les exposants suisses dans la conception/construction de stand, la logistique, les relations publiques et le marketing, mais aussi pour la traduction et le personnel sur le stand, en coopération avec des partenaires compétents.

 

Vous pouvez également organiser votre propre événement afin d’avoir plus d'occasions et de latitude pour discuter avec vos clients potentiels. Le Swiss Business Hub Japon peut organiser pour vous un apéritif, un «happy-hour» ou un cocktail, qui vous permettra de cultiver votre réseau en proposant à vos prospects des spécialités culinaires et des vins suisses.

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