Fiere in Giappone
Le fiere nella Nazione nipponica non sono generalmente una piattaforma di ricezione di ordini di vendita o per stipulare contratti. Le fiere servono, in primis, per instaurare contatti iniziali e per raccogliere informazioni. Per gli esportatori svizzeri si tratta di un’occasione per presentarsi all’interno del contesto ben apprezzato della Svizzera, essendo considerato un contesto educato (questo è un aspetto importante) e di alta qualità, nonché si tratta di una piazza di promozione per i suoi prodotti e servizi e di cura delle sue relazioni commerciali esistenti.
Gli espositori desiderano attirare il numero maggiore di visitatori e di potenziali clienti con maggiori informazioni possibili. I visitatori si focalizzano sulla raccolta delle informazioni su settori industriali specifici, sulla scoperta delle tendenze industriali e di nuovi prodotti o partner di business. Gli espositori svizzeri devono perciò fissare i loro obiettivi di conseguenza, ovvero devono concentrarsi sullo sviluppo del mercato e sugli esportatori stessi e/o sui loro distributori o rappresentanti di vendita che devono essere anch’essi presenti allo stand.
Numerose grandi fiere commerciali in Giappone sono importanti anche per le aziende svizzere al fine di analizzare la concorrenza e di reperire informazioni per vantaggi competitivi. A questo proposito, è più opportuno che la parte organizzativa nonché il contatto di potenziali clienti siano in giapponese. Se non disponeste di un partner giapponese su cui fare affidamento per la partecipazione a fiere, potreste assumere personale che parla la lingua tramite lo Swiss Business Hub Japan.
Prima della fiera
Pianificate e preparate il vostro materiale di marketing con largo anticipo. Nonostante il Paese sia fiero dei suoi gadget high-tech e della sua robotica avanzata, non si può negare che la maggior parte dei giapponesi sia ancora legata alle relazioni cartacee con i clienti (che includono i biglietti da visita – portatene in abbondanza!). Questo significa che avrete bisogno di pianificare e preparare il vostro materiale di vendita e marketing, incluse brochure, handout e così via, in alta definizione e in versione stampata.
Disporre di materiale di marketing in giapponese permetterà di dimostrare la vostra dedizione al mercato nipponico. Non realizzate traduzioni automatiche di documenti che saranno poi lette dal vostro partner /cliente o dalla vostra controparte giapponese.
1. Ingresso
L’ingresso alla fiera per i visitatori è generalmente gratuito nel Paese. Vogliate osservare che, in alcuni casi, dovrete registrarvi online per tempo per partecipazioni gratuite. È meglio controllare sul sito dell’organizzatore i dettagli legati alle procedure di iscrizione dei visitatori prima di invitare i vostri clienti/partner ad una fiera.
2. Pianificate gli appuntamenti al vostro stand
Le partecipazioni fieristiche di maggior successo sono generalmente quelle in cui il team ha collaborato per pianificare gli appuntamenti con futuri clienti, clienti e partner, i quali sono stati organizzati o direttamente allo stand o presso le apposite strutture della fiera per gli incontri.
Consiglio: cercate di non programmare gli appuntamenti direttamente nelle sale riunioni. Le persone si perdono e se non hanno una buona connessione alla rete telefonica potreste perdere una buona opportunità per entrare in contatto con il vostro cliente.
Effettuate ricerche di mercato, identificate i vostri potenziali clienti, invitateli al vostro stand informandoli sul perché e in che modo potranno beneficiare del vostro prodotto.
Inoltre, create un calendario condiviso per dare piena visibilità all’intero team presso lo stand, affinché si possa sapere quale collaboratore, amministratore è disponibile ogni giorno/periodo della fiera.
3. Siate attivi sui social media
Postate foto e brevi rapporti della fiera sul vostro canale social media prima, durante e dopo l’evento. Invitate i visitatori a farvi visita allo stand, a partecipare a un concorso, a testare il vostro prodotto, a prendere parte a una dimostrazione o a passare a ritirare un gadget.
Assicuratevi sempre di scrivere il vostro numero di stand e aggiungete l’hashtag dell’evento affinché i partecipanti possano trovarvi facilmente.
Durante la fiera
Organizzate colloqui individuali con i vostri potenziali clienti, raccogliete feedback specifici e utili. Risposte specifiche aiuteranno a identificare quali sono le esigenze dei vostri clienti giapponesi e ad adattare/migliorare la vostra offerta di prodotto di conseguenza.
4. Gadget
Ricordatevi che gadget e regali divertenti e gratuiti corrispondono sempre a un aumento delle presenze. Investite maggiore denaro e sforzi per preparare interessanti gadget e attività per attirare i visitatori. Siate creativi nei vostri processi.
Consiglio: a chi non piace mangiare? Noleggiate una macchina del caffè, distribuite birre gratuite per l’aperitivo oppure noleggiate un camion dei gelati e date appuntamento a tutti i partecipanti presso il vostro stand. Questa strategia vi aiuterà a rompere il giacchio, a instaurare il dialogo e ci auguriamo che porti anche a opportunità qualificate.
Da notare: non tutte le fiere in Giappone permettono il consumo di alcolici. Informate il vostro partner in fiera o l’organizzatore in anticipo per ottenere la loro approvazione.
5. Ready, set, scan!
Il primo giorno della fiera date appuntamento al vostro team 30 minuti prima dell’apertura delle porte. Assicuratevi che conoscano la configurazione dello stand, i gadget e le attività da promuovere. Accertatevi anche che si sappiano orientare nel padiglione espositivo (dove sono i bagni? /dove sono le aree meeting? Ecc.)
Mostrate loro come utilizzare lo scanner per i badge e fategli fare alcune prove. (In certi casi potrete utilizzare il vostro smartphone e l’app, siate dunque preparati e con la batteria carica). È anche importante usufruire dei vantaggi dello scanner, che vi permette di inserire note dopo la vostra conversazione. Questo aiuterà il team nei follow-up dopo la fiera.
Scannerizzate il badge di tutti coloro che fanno visita al vostro stand, indipendentemente dalla lunghezza della loro visita. Anche se passano solo per ritirare un omaggio. Sarebbe un peccato non passare lead di qualità al vostro team delle vendite semplicemente perché non è stato scannerizzato.
Dopo la fiera
Non dimenticate di inviare un’e-mail di ringraziamento a tutti i vostri visitatori, ma non inseriteli subito in una mailing list ad alta frequenza, iniziate aggiungendoli a una newsletter mensile. Assicuratevi di registrare il loro riscontro o conferma d’interesse nel sistema. Fate in modo di contattarli sia in inglese sia in giapponese, se possibile, per non perdere nessun cliente a causa delle barriere linguistiche.
6. Debriefing e follow-up
Fissate una chiamata di debriefing con il vostro team prima e dopo la fiera. Prendete nota e documentate ciò che ha funzionato bene e quali sono le possibili opportunità di miglioramento.
La vostra postazione era adeguata e avete avuto un buon numero di visite? I vostri post sui social media e i vostri sforzi per organizzare meeting hanno dato il giusto riscontro di partecipanti? Queste note saranno utili per determinare che cosa cambiare in occasione della prossima fiera.
Il follow-up post fiera è cruciale. Assicuratevi che tutti i lead siano inseriti nel vostro sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e condivisi con i membri responsabili del team di vendita. Questi dati forniscono idee sul traffico dei visitatori, sul numero di lead e opportunità per il vostro business.
