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Come garantire il successo dei vostri incontri d’affari in Giappone

Avete mai partecipato a un incontro d’affari in Giappone? In questa guida, lo Swiss Business Hub Japan condivide le sue esperienze, focalizzandosi in particolare sulla cultura di business giapponese e consentendovi di comprendere il dietro le quinte e di sapere come comportarvi in situazioni analoghe.

meeting d'affari

Lo Swiss Business Hub Japan ha fatto alcune esperienze in questo contesto assieme alle PMI svizzere a cui ha fornito supporto. Molte di esse si sono rese conto durante gli incontri che i loro potenziali business partner giapponesi o clienti erano molto cortesi e sembravano in qualche modo interessati ai loro prodotti, ma a volte risultava estremamente difficile avviare una discussione d’affari vera e propria come erano invece soliti fare in altri mercati.

Giappone e incontri d’affari

Serve tempo per prendere decisioni di gruppo

A meno che non stiate negoziando con un alto dirigente carismatico presso una grande azienda globale o con un amministratore delegato di una impresa familiare, non riuscirete a firmare un contratto di vendita se non dopo il vostro secondo o terzo incontro. Infatti, la semplice organizzazione del primo incontro in Giappone può essere estremamente difficile. Perché tutto ciò?

Perché in Giappone si riflette a fondo, si raccolgono e analizzano dati e su questa base si cerca un consenso che poi sarà presentato ai collaboratori senior che devono essere convinti della validità dell’idea. Questi superiori guidano poi il progetto e devono assumersi la responsabilità del suo successo o del suo fallimento. Si tratta di un processo che richiede tempo.

Le aziende svizzere supportate nel passato sono state particolarmente frustrate da questo processo. Credevano di non aver ricevuto alcun feedback dall’azienda giapponese perché tale azienda era troppo educata per dire semplicemente di no o perché stava solo aspettando che la società svizzera perdesse interesse (il che può essere vero). In un caso, tuttavia, il referente giapponese dell’azienda svizzera in realtà aveva continuato a condurre i suoi studi sulla fattibilità del progetto, condividendo le informazioni con altri gruppi dell’azienda, una procedura che si è protratta per mesi.

Pertanto, anche il silenzio può essere positivo. Significa che i giapponesi prendono sul serio l’offerta svizzera. Si consultano con tutte le persone coinvolte nell’approvazione dell’acquisto del prodotto svizzero.

La buona notizia è che una volta dato il consenso, essi agiscono e le cose si muovono molto rapidamente perché tutti i gruppi coinvolti sono già integrati e pronti a portare a termine quanto è già stato deciso.

I giapponesi non vogliono correre rischi durante il processo decisionale

Un altro aspetto che influisce sul processo decisionale è la natura avversa al rischio della cultura giapponese.

La maggior parte delle aziende giapponesi preferisce iniziare in piccolo, testare in primo luogo il mercato e crescere in grande solo dopo che aver avuto conferma della forte domanda per il prodotto e il servizio. Vogliono anche vedere se l’azienda svizzera ha dimostrato di essere in grado di fornire quanto promesso. Questo è il motivo per il quale i partner in Giappone chiederanno sempre: “Avete già un track record in Giappone?”.

Nel Paese, si dice che “Il cliente non è re, ma Dio”. Una situazione che potrebbe rivelarsi fatale è quando ai clienti del distributore giapponese dell’esportatore svizzero piacciono i prodotti svizzeri ed iniziano ad acquistarlo, ma l’esportatore svizzero non è in grado di fabbricare il prodotto per mancanza di capacità produttiva o per un problema legato al controllo della qualità. I nipponici hanno determinate aspettative per quanto riguarda i prodotti di alta qualità, inclusa l’estetica o il packaging, anche se questo verrà comunque buttato dopo la consegna. Il loro livello di esigenze non è comprensibile dal punto di vista svizzero e sembra semplicemente scandaloso.

Abbiamo visto casi simili e possiamo ben immaginare che i distributori giapponesi abbiano avuto spesso problemi di questo tipo con i fornitori esteri e che di conseguenza perdano clienti.

La valutazione del rischio-rendimento in Giappone è diversa da quella di altri mercati. In generale, vi sono pochi incentivi al successo per la vostra controparte giapponese (o per la loro business unit), ma fallire porta alla vergogna e talvolta alla punizione.

Il modo più efficiente di salire la scala gerarchica in una grande azienda giapponese è quello di non fallire. Ecco perché i manager di medio livello tendono ad attenersi allo status quo e sono particolarmente restii a provare cose nuove. Perché dovrebbero cambiare il loro attuale fornitore se esso soddisfa già le esigenze dell’azienda?

Come rendere un incontro d’affari un successo?

In primo luogo, un primo incontro significa che c’è un interesse di base per il vostro prodotto. Questo a sua volta significa che ci sono problemi e che la vostra offerta potrebbe essere la soluzione. Dovreste essere in grado di evidenziare le carenze e i punti dolenti della loro situazione situazione o del loro prodotto attuale. Inoltre, il mondo degli affari evolve rapidamente. Che piaccia o meno, essi devono cambiare il processo decisionale e giungere più rapidamente a un risultato - e lo sanno.

Prima del meeting: “Una cattiva preparazione è una preparazione per un cattivo risultato”

Dovete assicurarvi di fornire buone argomentazioni sul perché l’azienda giapponese dovrebbe acquistare proprio da voi e non dal suo attuale fornitore oppure da un altro fornitore, e dovete essere in grado di dimostrare che non c’è alcun rischio (o che il rischio può essere ridotto al minimo). Queste ragioni devono essere ben documentate, supportate da dati, provate da un track record, ecc. Dovreste aiutare il vostro referente a convincere altri gruppi dell’azienda sotto numerosi aspetti (tecnico, finanziario, politico, servizio cliente, ecc.).

Un esempio di presentazione che lo Swiss Business Hub ha elaborato e presentato con successo insieme a un’azienda svizzera include i seguenti aspetti:

  • Tendenze e problemi del settore
  • Approcciare soluzioni e idee
  • Dimostrate di offrire la miglior qualità e di collocarvi a giusto titolo nel segmento di prezzo premium
  • Clienti del passato della stessa industria e il loro feedback
  • Progetti simili/credenziali interessanti
  • Risorse, a dipendenza del tempo e della disponibilità
  • Vantaggi della vostra offerta
    (valore aggiunto creato, perché il vostro prodotto è il migliore, che cosa lo rende speciale, perché il cliente ne trarrà vantaggio).

Assicuratevi che la vostra offerta soddisfi le esigenze del vostro cliente, affronti i suoi problemi o obiettivi e i criteri di selezione; che il valore aggiunto e i benefici siano chiaramente evidenziati e che la vostra offerta sia economicamente interessante e vada a vantaggio di tutti gli acquirenti (i clienti del vostro cliente, ad esempio) e dei decision maker.

Per creare il materiale, è necessario conoscere le tendenze del settore in Giappone, il vostro cliente, i vostri concorrenti, il fornitore attuale del vostro cliente, i suoi prezzi, prodotto, servizi e cosa o come potete fare meglio.

La ricerca di mercato è la chiave.

Incontrate la vostra controparte giapponese

La maggior parte dei giapponesi preferisce fare affari con persone che incontra di persona. Non si tratta solo della qualità dei vostri prodotti, ma anche di voi stessi. Essi vogliono negoziare con persone affidabili e rispettabili. Idealmente, l’azienda svizzera dovrebbe incontrare più volte la controparte giapponese per riaffermare il suo impegno. Dovete sapere che i vostri concorrenti giapponesi sono molto più capaci di condurre colloqui personali di vendita, dato che il Giappone è un paese relativamente piccolo con un’eccellente infrastruttura.

Le aziende giapponesi sono anche molto prudenti nei confronti di imprese estere senza rappresentanza locale. Una rappresentanza locale o un partner che funge da punto di contatto in Giappone può essere di grande valore quando si avvia una nuova relazione d’affari. Il processo di vendita in Giappone richiede l’aspetto personale del servizio nonché molto tempo e lavoro.

Siete alla ricerca di un partner d'affari in Giappone? Contattateci!

Le PMI svizzere sono svantaggiate da questo punto di vista, ma gli esperti locali dello Swiss Business Hub Japan possono aiutare. Essi sono integrati nell’Ambasciata svizzera in Giappone e possono garantire la credibilità di un’azienda svizzera, comunicare con le aziende giapponesi nella loro lingua e fungere da primo collegamento in Giappone.

Le relazioni personali sono la chiave.

Durante l’incontro: conoscere il background culturale

In Giappone si fa spesso una distinzione tra ciò che si sente o si pensa (honne) e quanto si dice in pubblico perché si presume che questa sia la linea d’azione appropriata (tatemae). Anche se gli uomini d’affari giapponesi possono essere diretti, dovete prendere in considerazione il fatto che la controparte nipponica non rivelerà il suo “honne” durante il primo incontro d’affari, ma piuttosto ascolterà dapprima la vostra proposta senza fornire un’opinione su di essa. I giapponesi desiderano preservare l’armonia e le relazioni, evitando confronti e ciò può portare a risposte ambigue che possono essere mal interpretate. Un esempio spesso menzionato è la parola “sì” in giapponese, che può spaziare nei suoi significati da “ti ascolto” a “capisco quello che dici”, fino a “capisco quello che dici, ma non sono d’accordo”.

Un’altra difficoltà in Giappone è che poche persone parlano correntemente l’inglese e molte di quelle che lo “masticano” utilizzano espressioni piuttosto vaghe che ricordano il modo in cui si esprimerebbero in giapponese. Si raccomanda pertanto di utilizzare i servizi di un interprete o perlomeno di una persona che parli giapponese (ad esempio qualcuno dello Swiss Business Hub Japan), in grado di supportarvi durante gli incontri e di aiutarvi a cogliere il significato nascosto delle parole.

La comunicazione interculturale è la chiave.

Follow-up dopo l’incontro

Dopo il vostro primo incontro dovrete fare un follow-up, spiegare nuovamente la vostra proposta per iscritto, discuterne, rispondere a tutte le domande e aggiornare le risposte fino al raggiungimento di un accordo. Questa procedura potrebbe non differire particolarmente da altri Paesi, ma la lingua giapponese potrebbe rappresentare una barriera. Anche se la vostra controparte padroneggia l’inglese, probabilmente penserà ancora in giapponese e il suo stile di comunicazione potrebbe essere piuttosto vago. Questo è normale in Giappone, ma voi potreste avere difficoltà a capire cosa si intende veramente.

Se state negoziando con un’azienda giapponese, dovreste essere assistiti da una persona che conosce alla perfezione la cultura e la lingua del Paese, per non rinunciare troppo presto a un’opportunità o per non rincorrere un’opportunità che non è mai esistita, sprecando il vostro budget dedicato ai viaggi.

Evento: Impact in Japan

Partecipate all’evento Impact in Japan che si svolgerà il 12 marzo 2020, riceverete informazioni da esperti giapponesi su un mercato e una cultura interessanti. Si tratta di una grande opportunità di incontro di PMI svizzere che si trovano in procinto di conquistare il mercato giapponese in crescita.

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