La collaborazione anche al di là dei confini di luoghi, Paesi e fusi orari sta diventando sempre più la normalità nell’ambiente di lavoro del XXI secolo – soprattutto nelle imprese orientate internazionalmente. Robert Cross, professore di management all’università della Virginia, ha rilevato che i dirigenti e gli altri lavoratori della conoscenza passano oggi fino al 95 per cento del loro orario lavorativo in diverse forme di collaborazione – partecipando a riunioni, effettuando telefonate o usando l’e-mail. Delle squadre che elaborano le soluzioni e generano l’innovazione in uno scenario economico in rapida evoluzione fanno parte sempre più spesso persone al di fuori dell’organizzazione vera e propria – partner, fornitori, clienti.
L’e-mail non incentiva la collaborazione
La collaborazione sempre più intensa viene tuttavia complicata, piuttosto che semplificata, dai classici strumenti ancora molto diffusi, come il telefono e l’e-mail. Uno studio di Harvard Business Review Analytic Services ha dimostrato che l’e-mail è utilizzata nel 93 per cento delle imprese interpellate e che occupa quindi il primo posto in fatto di utilizzo tra tutti gli strumenti di collaborazione. Allo stesso tempo, in fatto di efficacia percepita, l’e-mail occupa tuttavia l’ultima posizione con il 45 per cento.
La maggior parte delle persone sa perfettamente che le caselle di posta elettronica straripano spesso di messaggi e preferisce comunicare direttamente con colleghi e partner d’affari, piuttosto che utilizzare l’e-mail, che riceverà forse una risposta dopo alcuni giorni. Un colloquio «faccia a faccia» o una chat informale con un sistema di messaggistica istantanea ottiene spesso risultati maggiori rispetto a un faticoso scambio di e-mail. Questo è ancora più vero quando sono coinvolti più partecipanti.
Lo strumento deve essere adatto
Gli intervistati vorrebbero disporre di strumenti più adatti al loro modo di lavorare e integrabili senza grandi costi nei processi aziendali. Anche la facilità d’uso è particolarmente importante – in passato, la situazione al riguardo era tutt’altro che ideale. Le soluzioni software e hardware – come le videoconferenze o le piattaforme integrate per la comunicazione vocale e lo scambio di dati – erano complicate da allestire, difficili da utilizzare e funzionavano in teoria molto meglio che in pratica. La conseguenza è che le comuni e costose soluzioni di collaborazione non venivano usate per niente.
Una moderna soluzione di collaborazione, al contrario, stimola la cultura di collaborazione della squadra e aumenta tanto l’efficienza del lavoro quanto la soddisfazione dei collaboratori. Inoltre, consente ai membri della squadra di collaborare da diversi luoghi con la stessa facilità con la quale collaborerebbero trovandosi nella stessa stanza. I partecipanti di tutta l’impresa e anche di organizzazioni esterne possono essere coinvolti senza problemi.
La soluzione offre la massima libertà nella scelta del mezzo di comunicazione: videoconferenze, colloqui 1:1 e in conferenza, chat di testo dirette e aree di lavoro tematiche con funzione di chat e scambio di documenti sono creabili e utilizzabili facilmente e rapidamente – anche dai collaboratori meno esperti tecnicamente.
La chat di testo nelle aree di lavoro è persistente: tutti i messaggi vengono conservati. Questo semplifica la collaborazione delle persone con orari di lavoro diversi, che operano ad esempio in diversi fusi orari. Anche le videoconferenze e le videochat possono diventare elementi connettivi a livello planetario, che consentono di creare la sensazione di trovarsi «faccia a faccia» anche quando i partecipanti sono lontani gli uni dagli altri o quando incontrano la squadra del progetto solo a lavoro già iniziato.
Collaborazione ideale
La soluzione di collaborazione ideale funziona in maniera analoga sul computer desktop, sui tablet e sugli smartphone, tramite il browser web e nella sala riunioni e consente ad esempio di avviare le conversazioni sullo smartphone. All’arrivo in azienda, la conversazione può proseguire senza problemi in una sala riunioni su uno schermo gigante, utilizzando le videocamere e i microfoni installati con funzione di inseguimento di persone automatica, con la possibilità di aggiungere degli altri partecipanti. Il tutto con pochi tocchi o clic del mouse e senza complicati processi di comando.
Pie illusioni? No, queste soluzioni esistono e sono proposte da diversi produttori. L’esperienza dimostra che i collaboratori accolgono positivamente questi strumenti di collaborazione di nuova generazione. Tuttavia, non è sufficiente creare solamente i presupposti tecnici: è altrettanto importante affermare e incentivare attivamente la cultura della collaborazione nell’impresa. Questo vale per tutti i collaboratori e per la dirigenza: se anche l’AD risponde a un messaggio chat nell’area di progetto più velocemente che a un’e-mail, allora la cultura della collaborazione è definitivamente radicata nell’organizzazione.
Data Quest
Data Quest è da 25 anni uno dei commercianti specializzati e fornitori di servizi TIC leader e dà lavoro in tutta la Svizzera a circa 300 collaboratori in 15 uffici. Il settore aziendale Corporate Business fornisce consulenza e supporto alle imprese e alle scuole nella valutazione, nell’integrazione e nell’uso dei prodotti. Data Quest punta su nuove forme di lavoro e vive la cultura della collaborazione in tutta l’impresa. Una gran parte dei collaboratori non ha una postazione di lavoro fissa e, a seconda della funzione, può lavorare anche in viaggio o da casa. L’impresa si affida alla piattaforma Webex Teams di Cisco
(Cisco Spark), con la quale ha accumulato delle ottime esperienze. Data Quest è partner tecnologico di Switzerland Global Enterprise e aiuta le imprese svizzere in espansione a crescere con successo – a livello organizzativo e geografico – grazie all’impiego corretto degli strumenti di collaborazione.
«La mondialisation nous ouvre de nouvelles perspectives» - Dave Gleixner, membro esecutivo di Data Quest, in un'intervista.
