Oltre al prezzo del prodotto, numerosi altri fattori possono influenzare le decisioni relative agli approvigionamenti, per esempio: i controlli applicabili alle importazioni, le tariffe doganali, i costi di trasporto ecc….Poiche’ spesso non sono disponibili le risorse interne per ottimizzare le decisioni relative agli approvvigionamenti, numerose opportunità di riduzione dei costi e delle tasse rimangono inutilizzate.
Ci sono strumenti informatici di pianificazione, in grado di calcolare in pochi minuti i costi totali d’acquisto relativi ad una fornitura, inclusi i dazi doganali, l’accise, l’Iva all’importazione, le tasse locali, i costi di trasporto, le spese di assicurazione e altri costi aggiuntivi. Tali sistemi informatici permettono di paragonare i vari scenari possibili di approvigionamento, al fine di ottimizzare le decisioni d’acquisto.Evidenziano gli effetti sui costi totali d’acquisto dei cambiamenti di singole variabili, per esempio le tasse locali. La prova dei diversi scenari possibili di approvvigionamento, fornisce ad ogni decisione, un quadro completo dei costi totali d’acquisto, tempi di consegna, possibili itinerari e implicazioni di compliance.
Allo stesso tempo un sistema informatico di pianificazione deve evidenziare le restrizioni nel paese d’importazione(come ad esempio le autorizzazioni necessarie per l’import, i dazi antidumping applicabili, altre autorizzazioni, le quote, le norme preferenziali applicabili ecc.).
Inoltre una soluzione informatica efficace automatizza e gestisce la registrazione delle dichiarazioni del fornitore in modo strutturato. Semplifica la comunicazione con i fornitori, automatizzando il processo di richiesta delle informazioni per esempio la richiesta delle certificazioni di origine e centralizza il complesso processo di feedback da parte dei fornitori. Sistemi applicativi ottimali permettono ai fornitori di inserire le informazioni direttamente nel sistema attraverso un portale e di caricare o generare i certificati di origine nello stesso. In seguito tale documentazione viene archiviata insieme alle corrispettive date di scadenza, eventuali prolungamenti, le revisioni ecc. per la durata prescritta dalla legge.
Sulla base dei certificati di orgine, si possono calcolare i dazi doganali preferenziali. Il calcolo dell’origine relativo a complesse distinte base (BOM) dei prodotti finiti risulta particolarmente arduo.Una soluzione informatica efficace automatizza l’analisi della distinta base attraverso l’utilizzo delle regole di origine applicabili. Gli eventuali cambiamenti delle classi tariffarie e la regola”de minimis” sono anche tenute in considerazione da tali sistemi.
Le qualificazioni effettuate per poter usufruire degli accordi preferenziali vigenti, vengono caricate nel sistema a livello del prodotto, cosicche' gli accordi preferenziali possano essere gestiti in modo centralizzato.Prima di emettere un ordine di acquisto, e’ anche necessario verificare se l’indirizzo di destinazione e i contatti corrispettivi non siano nelle oltre 300 liste vigenti relative a sanzioni e/o embarghi.
Il processo d’importazione può essere automatizzato ampiamente attraverso soluzioni software relative alla gestione import. Tali sistemi informatici effettuano una verifica completa concernente le implicazioni di compliance, i controlli all’importazione e la normativa commerciale per ogni caso specifico.
In seguito tutti i documenti necessari per la dichiarazione doganale vengono raggruppati nel sistema. In questo modo si evitano sorprese al momento dello sdoganamento per via di informazioni sbagliate o dimenticanze.
I responsabili per gli acquisti sono cosí in grado di stabilire procedure commerciali efficaci ed armonizzate a livello globale e tenere sotto controllo tutte le implicazioni di compliance applicabili.
Società come Panasonic utilizzano la soluzione software di Amber Road relative alla gestione dell’importazione.Tali soluzioni semplificano le transazioni d’importazione, migliorano la visibilità della catena di approvvigionamento ed assicurano la conformità alla normativa commerciale internazionale. Investimenti in soluzioni informatiche come quelle proposte da Amber Road convengono anche ad aziende di medie e piccole dimensioni (PMI), in quanto in grado di generare ritorni sugli investimenti grazie ad un’aumentata efficienza e visibilità della catena di approvvigionamento.
