Wer aktiv Kunden akquiriert, Entscheidungen für das Unternehmen fällt und neue Märkte erschliesst, verschickt nicht nur Waren über die Grenze. Exportorientierte Unternehmen bieten gekoppelt an ihre Güter auch Dienstleistungen an. Dafür setzen sie ihr Personal grenzüberschreitend ein. Mit jeder Tätigkeit im Ausland bewegen sich die Mitarbeitenden in einem anderen Hoheitsgebiet und unterliegen den Vorschriften des jeweiligen Landes.
Nehmen wir das Beispiel der Verkaufsleiterin, die regelmässig Kunden in Deutschland besucht. Sie hat ihren Wohnsitz in Deutschland und arbeitet im grenznahen Basel, wobei sie einen Tag pro Woche von zu Hause aus – im Homeoffice – für das Schweizer Unternehmen tätig ist. Schauen wir uns das genauer an: Sie ist Grenzgängerin und unter Umständen sowohl in der Schweiz als auch nach deutschem Recht sozialversicherungs- und steuerpflichtig.
Sozialversicherung – wie funktioniert das bei Grenzgängern?
Zwischen der Schweiz und der EU resp. der EFTA gilt – vereinfacht gesagt –, dass Mitarbeitende dann der Sozialversicherungsordnung des Wohnsitzstaates unterliegen, wenn sie im Wohnsitzstaat mindestens 25 Prozent ihrer Arbeitstätigkeit ausüben. Bei einem Homeoffice-Tag pro Woche – wie in unserem Beispiel – sind dies schon 20 Prozent. Kommen nun die Kundenbesuche in Deutschland hinzu, so sind die 25 Prozent schnell überschritten. Der Arbeitgeber wird nun – ungewollt – im Wohnsitzstaat der Mitarbeiterin sozialversicherungspflichtig. Dies mit allen Folgen für allenfalls höhere Beiträge, korrekte Abrechnung und Haftung hierfür. Die «falsche» Unterstellung kann Folgen im Leistungsfall haben.
Homeoffice als Betriebsstätte
Wird die Mitarbeiterin von ihrem Homeoffice aus für ihren Arbeitgeber tätig, stellt sich die Frage, ob damit das Homeoffice zu einer Betriebsstätte des Arbeitgebers wird. Auch wenn die Doppelbesteuerungsabkommen und die OECD gewisse Mindestanforderungen für eine Betriebsstätte kennen, können diese beim Homeoffice erfüllt sein. Verschiedene Staaten sehen dies durchaus vor. Sind die Voraussetzungen erfüllt, führt dies dazu, dass der Arbeitgeber am Ort des Homeoffice über eine steuerliche Betriebsstätte verfügt. Die Folge wäre, dass der Arbeitgeber am Ort der Betriebsstätte eine Steuererklärung einreichen muss und für den dort erzielten Gewinn steuerpflichtig wird.
Verpflichtungen in Bezug auf Lohn- und Quellensteuer
Mit der vermehrten Tätigkeit in Deutschland fällt allenfalls die Eigenschaft der Grenzgängerin dahin. Der Arbeitgeber hat die Quellensteuer zu einem anderen Tarif abzuführen. Und bei einer Betriebsstätte in Deutschland entsteht dort eine Lohnsteuerpflicht.
Aus dem Fallbeispiel kristallisieren sich einige Fragestellungen heraus. Wenn diese beantwortet sind, können spätere Probleme vermieden werden. Nebenbei bemerkt: Vergleichbare Fragestellungen ergeben sich auch, wenn konkrete Aufträge im Ausland ausgeführt werden.
- Werden Mitarbeitende ausserhalb der Schweiz steuerpflichtig, und was kostet dies?
- Sind sie im richtigen Sozialversicherungssystem versichert?
- Soll der Mitarbeiterin eine Wohnung zur Verfügung gestellt werden oder doch lieber nur jeweils ein Hotelzimmer?
- Muss die Tätigkeit im anderen Staat gemeldet werden?
Nach unseren Erfahrungen nehmen Auslandsaktivitäten oftmals schleichend zu und bleiben deshalb unter dem Radar der Beteiligten. Es ist eben der gewöhnliche Geschäftsverlauf, der die vermehrte Präsenz im Ausland hervorruft. Die Themen treten deshalb teilweise erst Jahre später auf, zum Beispiel bei einer Aussenprüfung durch die Behörden oder bei einem Leistungsfall bei der Sozialversicherung. Im Gegensatz dazu stehen die klassischen Entsendungen. Hier sind sich alle Beteiligten der verschiedensten Problematiken durchaus bewusst und entsprechende Prozesse haben sich eingespielt.
Nützliche Tipps für den Umgang mit Mitarbeitenden im Ausland
Ein wichtiger letzter Punkt ist folgender: Die Behörden sind sensibler geworden über die letzten Jahre. Der Austausch findet vermehrt statt oder die jeweiligen Staaten verlangen Registrierungen und Meldungen, bei deren Missachtung empfindliche Strafen drohen. Notwendig erscheint es deshalb, dass Auslandaktivitäten von Beginn an eng begleitet und ein Bewusstsein für die anfallenden Fragestellungen entwickelt werden.
So können den Mitarbeitenden Regeln auferlegt werden, wie häufig sie im Ausland sein können, was sie tun dürfen (verbindliche Dos und Don’ts), und dass sämtliche Auslandsarbeitstage im Wohnsitzstaat zu erfassen sind. Die möglichen Risiken der vermehrten Auslandsaktivitäten sollten möglichst früh analysiert werden. Wir empfehlen exportorientierten Unternehmen, sich über notwendige administrative Schritte in anderen Staaten kundig zu machen. Dann werden mit dem Export keine Probleme importiert.
