Chi fa acquisizione attiva di clienti, prende decisioni per l’azienda e conquista nuovi mercati, non si limita a spedire merci oltre confine. Le imprese orientate all’export offrono sempre di più anche servizi legati ai prodotti forniti. A tal fine, dispiegano il proprio personale al di là delle frontiere. Con ogni attività all’estero, i collaboratori si spostano in un’altra giurisdizione e sono soggetti alle normative del relativo Paese.
Prendiamo l’esempio di una direttrice commerciale che fa regolarmente visita ai suoi clienti in Germania. Risiede in Germania e lavora nella vicina Basilea, anche se un giorno alla settimana lavora in home office da casa per l’azienda svizzera. Osserviamo la situazione più attentamente: è una pendolare frontaliera e può essere soggetta all’obbligo fiscale e di versamento dei contributi sociali sia in Svizzera che secondo il diritto tedesco.
Assicurazioni sociali – Come funzionano per i frontalieri?
In parole semplici, tra la Svizzera e l’UE o l’AELS, i lavoratori sono soggetti all’ordinamento di assicurazione sociale del Paese di domicilio se vi svolgono almeno il 25 percento della loro attività lavorativa. Con un giorno di home office a settimana, come nel nostro esempio, questa quota sale già al 20 percento. Se si aggiungono le visite ai clienti in Germania, si supera rapidamente la soglia del 25 percento. Il datore di lavoro è ora involontariamente soggetto ai contributi sociali nel Paese di domicilio del lavoratore, con la conseguenza che deve versare contributi eventualmente più elevati, provvedere alla notifica corretta e assumersene la responsabilità. L’errata valutazione può avere conseguenze nel caso di prestazioni.
Home office come sede operativa
Se la collaboratrice lavora per il suo datore di lavoro in home office, occorre dunque chiedersi se il suo domicilio debba essere considerato come sede operativa (centro di attività stabile) del datore di lavoro. Anche se le convenzioni contro la doppia imposizione e l’OCSE impongono alcuni requisiti minimi per un centro di attività stabile, questi possono già essere soddisfatti dall’home office. Diversi Paesi lo prevedono. Il datore di lavoro dispone di una sede operativa fiscale nella località dell’home office se le condizioni sono soddisfatte. Di conseguenza, il datore di lavoro sarebbe tenuto a presentare una dichiarazione dei redditi in questo luogo risultando soggetto all’imposta sugli utili realizzati in questa sede operativa.
Obblighi relativi all’imposta sul reddito e all’imposta alla fonte
Con l’aumento dell’attività in Germania, decade eventualmente la caratteristica di collaboratrice frontaliera e il datore di lavoro deve versare l’imposta alla fonte con un’aliquota diversa. Nel caso di un centro di attività stabile in Germania si genera l’obbligo di imposta sul reddito anche in questo Paese.
Il caso in esempio fa sorgere alcune domande, alle quali occorre trovare una risposta per evitare proattivamente problemi successivi. A proposito: questioni analoghe sorgono anche quando servizi veri e propri vengono erogati all’estero.
- I collaboratori al di fuori della Svizzera sono soggetti a imposizione fiscale? Quali sono i costi?
- Sono assicurati con il sistema di assicurazione sociale corretto?
- Alla collaboratrice deve essere messo a disposizione un appartamento o meglio preferire ogni volta una camera d’albergo?
- L’attività deve essere notificata nell’altro Paese?
In base alla nostra esperienza, le attività all’estero aumentano spesso in modo graduale e non destano quindi l’attenzione degli interessati. È appunto il consueto andamento degli affari che comporta una maggiore presenza all’estero. Per questo motivo le tematiche emergono in parte solo anni dopo, ad esempio nel caso di un audit esterno da parte delle autorità o nel caso di una richiesta di prestazioni sociali. E poi, dall’altra parte, vi sono i classici distacchi. Qui, tutte le persone interessate sono ben consapevoli delle svariate problematiche e a tale scopo sono stati sviluppati appositi processi.
Suggerimenti utili per la gestione di collaboratori all’estero
Un ultimo punto importante di cui tener conto consiste nel fatto che negli ultimi anni le autorità sono diventate più attente con un maggiore scambio di informazioni oppure i rispettivi Stati richiedono registrazioni e notifiche, la cui inosservanza può comportare gravi sanzioni. Pertanto appare necessario che le attività all’estero siano seguite da vicino fin dall’inizio e che si sviluppi una maggiore consapevolezza delle questioni correlate.
In tal caso ai collaboratori possono essere imposte regole sulla frequenza con cui possono trovarsi all’estero, su cosa è consentito loro fare (dos e don’ts vincolanti) e sul fatto che tutti i giorni lavorativi all’estero devono essere registrati nel Paese di domicilio. I possibili rischi di un aumento delle attività all’estero andrebbero analizzati quanto prima possibile. Consigliamo alle aziende orientate all’export di informarsi sulle procedure amministrative necessarie in altri Paesi. In tal modo, con l’export non si importerà alcun problema.
