Éclairages sur le contrat de livraison
Les contrats doivent contenir plusieurs points clés obligatoires pour répondre à la fois aux besoins du client en Russie et de l'exportateur étranger.
Règles relatives aux paiements et conditions de livraison
A-t-on prévu un paiement anticipé? Un paiement différé? Si oui, pour combien de temps et sous quelles conditions? À partir de quelle date le délai sera-t-il estimé? La date de la lettre de voiture (CMR)? La date du dédouanement? Quand la livraison sera-t-elle considérée comme exécutée? A partir de la date de remise des marchandises à l'importateur ou au transitaire? Qui paie les droits de douane? A qui revient la commission de la banque lors du transfert du paiement? Quand le contrat de fourniture expire-t-il ?
Toutes ces nuances sont importantes, non seulement pour les parties au contrat mais aussi sur le plan formel en vertu de la règlementation russe sur le contrôle des changes (“currency control regulation”).
Tous les paiements internationaux sont soumis au contrôle des changes, et les banques sont obligées de vérifier si les conditions de paiement et de livraison convenues sont bien exécutées, si les documents sont complets et si le montant reçu et payé est conforme à la documentation fournie. Les données relatives au dédouanement y compris la déclaration en douane sont remises à la banque par la douane directement.
Toute infraction est passible de pénalités coûteuses pour le client russe. La documentation à fournir est alors pléthorique.
Object du contrat
Il est conseillé de définir clairement dans le contrat ce qu'il est prévu de fournir: uniquement des biens? Des services? Des services d'assemblage? Sous garantie? Des licences de marque? Autre chose?
Exemple: le producteur étranger A convient avec le client B de ce qui suit pour un projet en Russie:
a) A vend ses machines à B, B agit en tant qu'importateur en Russie;
b) B a le droit d'utiliser la marque de A en Russie;
c) A fournit une assistance au montage après la livraison et enverra ses propres spécialistes en Russie à cette fin;
d) A fournira des services sous garantie pour l'équipement. Comme les machines seront livrées avec le logiciel préinstallé, les services seront partiellement fournis à distance via Internet.
Tout ceci est parfaitement réglé entre les parties et parfaitement clair pour les entreprises concernées. En revanche, les contrats "mixtes" qui comprennent plusieurs types de biens et/ou de services sont difficiles à gérer pour les autorités. Il faut s'assurer que tous les "blocs" contenus dans ce type de contrats sont clairement définis et assortis de leurs propres calculs de prix.
Pourquoi ? Voici quelques éléments de réponses:
- Dédouanement: la base pour l'évaluation de la valeur en douane des marchandises doit être aussi claire que possible. Veuillez noter que les royalties et redevances de licences de marque doivent être incluses dans la valeur en douane (ou être spécifiées comme étant déjà incluses dans les prix pour éviter tout malentendu). Cette question est particulièrement contrôlée par les douanes depuis 2020.
- Questions fiscales: la TVA doit être payée lors du dédouanement. Toutefois, certaines des étapes énumérées ci-dessus pourraient aussi être soumises à la TVA russe.
La fourniture de services via Internet (voir l'hypothèse d) ci-dessus) sera par exemple considérée comme étant des "services électroniques" et sera soumise à la TVA en Russie, payée directement par le fournisseur étranger (après réception d'un NIF russe et présentation de déclarations fiscales trimestrielles).¨
En cas de contrat "mixte" et de calcul de prix "mixte", plusieurs processus fiscaux peuvent être difficiles à expliquer de manière transparente. La logique doit cependant être totalement transparente pour les autorités fiscales locales.
- Efforts en termes de documentation. Les restrictions actuelles concernant les voyages (pandémie) peuvent exiger - dans certaines circonstances - que le contrat soit fourni aux autorités (par exemple, le ministère responsable ou l'autorité chargée des migrations) lors de la demande de visa pour les installateurs/spécialistes participant au montage.
Vu tout ce qui précède, il est préférable dans la plupart des cas de procéder à plusieurs contrats séparés plutôt que de "mélanger" toutes les questions dans un seul document. Chaque étape, accompagnée de ses propres calculs et prix transparents, sera non seulement plus facile à gérer pour le service comptable local du client russe, mais aussi plus transparente pour les autorités.
Si, pour certaines raisons, il est préférable d'inclure plusieurs "blocs" dans un seul document, une description claire - et un calcul de prix transparent - sont clairement à prévoir.
Assemblage
Le montage des machines fournies et l'engagement d'employés en Russie après la livraison pour l'installation des machines requièrent le respect de réglementations spécifiques en matière de visa et une planification très détaillée du processus.
La réglementation actuelle exige un "special work visa" aux fins de "assembly work” pour les techniciens de service entrant dans la Fédération de Russie. Ce visa permet une entrée unique pour une durée maximale de 90 jours. Pour la demande, il faut présenter un contrat pour l'entretien ou le montage de l'équipement importé.
Si le montage dure plus de 30 jours calendaires, l'opération de montage doit être enregistrée comme un chantier de construction (“construction site”) au siège de l'entreprise en Russie, et est alors soumise à l'impôt sur les bénéfices (“profit tax”), de sorte que l'ensemble du processus de montage doit être bien pensé et décrit dans les documents très soigneusement.
Exporter vers la Russie est doc un processus complexe qui demande une attention particulière de la part du fabricant/vendeur étranger sur certains points clés. Ainsi, avec une planification claire et une procédure appropriée, il est possible de faire en sorte que la vente se déroule sans heurts dès les étapes préliminaires.
